O que são arquivos PST do Outlook e por que usá-los... ou não?
Microsoft Office Segurança Microsoft Outlook 2016 Outlook 2013 Pst Windows Xp / / March 17, 2020
Quase todo mundo com quem falo no trabalho reclama do tamanho da conta de email corporativa. Normalmente, não é um problema (mas as pessoas ainda reclamam) porque quando uma caixa de correio se aproxima do limite, a maioria servidores de email (como o Microsoft Exchange) alertarão o usuário para que ele possa limpar a caixa de correio antes do servidor impõe limites de tamanho restringindo o envio / recebimento do servidor.
Agora, tudo isso é ótimo e elegante até que você saia de férias por alguns dias, esses avisos de tamanho de e-mail vão e vêm e depois KABOOM !!! Sua caixa de correio está CHEIA e você não pode mais enviar / receber o email do seu celular ou mesmo do OWA (Outlook Web Access). Recebi a ligação um milhão de vezes. Meu iPhone não pode enviar e-mails, ajuda!
- Então o que fazer?
- Existe uma solução para essas caixas de correio de tamanho insuficiente?
- O que devo fazer antes de sair de férias?
Agora eu apresento o infame (de acordo com a TI) Arquivo PST do Outlook.
O que são arquivos .PST do Outlook?
- Os arquivos de dados do Outlook ou arquivos .PST do Microsoft Outlook (como são mais conhecidos) podem ser criados usando Microsoft Outlook para mover ou copiar Email e Anexos da sua conta de Caixa de Correio do Servidor para o seu local PC. Essencialmente, é um arquivo local de arquivamento ou armazenamento que você cria para armazenar e-mails e anexos no disco rígido, unidade USB ou compartilhamento de servidor do seu computador (dependendo de onde você o cria e armazena).
Quanto você pode armazenar nos arquivos .PST do Outlook?
- Antes do Outlook 2003/2007, os arquivos .PST podiam armazenar apenas 2 gigabytes de email e anexos. Com o Outlook 2003 e o Outlook 2007, o formato mudou, permitindo que os arquivos .PST aumentassem conforme necessário para mais de 20 Gigabytes de tamanho, a menos que o padrão configuração é modificada.
- Honestamente, não deixe que eles tenham 20 Gigs. É um Muito de melhor idéia para manter seus arquivos .PST não maiores que alguns shows. Se você precisar de mais espaço de armazenamento, crie um novo arquivo .PST em vez de criar enorme Arquivos .PST. Quanto maiores os arquivos .PST, maior a chance de corrupção e perda de dados (mais difícil será fazer o backup dos bandidos). Você pode anexar tantos .PST arquivos no Outlook Client conforme necessário, basta separar seu email logicamente em vários arquivos .PST se precisar armazenar mais do que alguns GIGs antigos o email.
- DICA - Se você estiver usando arquivos .PST para arquivar e-mails antigos, comprima-os depois de copiar todos os dados antigos para eles. O e-mail geralmente é apenas texto, por isso comprime MUITO bem.
Como posso criar arquivos .PST do Outlook?
- É FÁCIL, aqui estão alguns guias para Outlook 2007, 2013 e 2016.
Por que usar / criar arquivos .PST? Benefícios?
Tamanho da caixa de correio
- Lembra do primeiro parágrafo deste artigo? A maioria dos administradores de email limita o tamanho das caixas de correio corporativas. Quanto maior a Caixa de Correio, mais espaço em disco eles precisam, mais eles precisam fazer backup E MAIS TEMPO eles precisam para realizar esses backups.
- Se você é um pacote de e-mail (como eu), uma caixa de correio de 200 megabytes simplesmente não é suficiente. É aí que entram os arquivos .PST. Basta criar um arquivo .PST e arrastar e soltar seu email nele. Eles funcionam como uma pasta de caixa de correio comum no Outlook. Arraste e Solte. É simples!
Fórum>. - As versões mais recentes do Windows Search indexam sua caixa de correio E todos os arquivos .PST locais (configuráveis) que permitem acesso quase instantâneo a todos os emails por meio dos recursos de pesquisa incorporados no Microsoft Outlook.
Backup e recuperação de desastres
- Se você não possui (ou confia) um administrador de e-mail que executa regularmente backups do seu servidor de e-mail, copie-o (sim, não é necessário Mover email para arquivos .PST, você também pode copiá-lo) para um arquivo .PST local é um método rápido e fácil para garantir a recuperação de seu email em um servidor DR cenário.
Portabilidade
- Os arquivos .PST tornam o email portátil. Por exemplo, digamos que você deseja mover o email de uma caixa de correio para outra. Por exemplo, talvez você esteja mudando de emprego e queira trazer alguns emails antigos. Ou talvez você esteja mudando de provedor de hospedagem. OU talvez você queira copiar seu e-mail pessoal e de trabalho para um arquivo .PST, mantê-lo em uma pequena unidade USB e sempre com você. Como eu disse, os arquivos .PST mantêm o correio muito portátil. E sim, também é uma conta do GMAIL, mas este artigo não trata do GMAIL :)
Segurança
- Você sabia que é quase impossível rastrear / auditar se o seu departamento / departamento de TI está lendo seu email? Mover o email "Sensível" ou "Confidencial" do Email / Exchange Server para um arquivo .PST local adiciona uma camada de segurança.
- Nota: A maioria dos departamentos de TI pode capturar seus arquivos .PST sem que você saiba diretamente do seu disco rígido no trabalho. Por esse motivo, é essencial aplicar segurança adicional no disco rígido do seu computador. Escreverei um artigo sobre esse assunto em breve, mas, por enquanto, dê uma olhada em esta artigo. É um pouco "GEEKY", então irei acompanhar em breve um artigo que explica algumas opções para proteger arquivos .PST.
Quais são as desvantagens de usar arquivos .PST?
Acesso remoto
- Quando o correio é mudou-se em um arquivo .PST, ele não estará mais disponível no servidor usando aplicativos de acesso remoto, como telefones OWA ou celulares que sincronizam com sua caixa de correio. Para acessar o email nos arquivos .PST, você precisará usar um Microsoft Outlook Client completo. Uma pequena unidade USB pode ajudar nessas situações. No entanto, ainda não é tão conveniente quanto deixar o email no servidor.
As pessoas não gostam de você e é possível que você perca o emprego
- Os arquivos .PST ao longo do tempo (dependendo da quantidade de e-mails que você recebe / mantém) podem ocupar muito espaço no computador local ou no compartilhamento de servidor, dependendo de onde os armazena. A equipe de TI odeia qualquer coisa que os faça trabalhar em qualquer coisa, a menos que esteja criando seu currículo, portanto, colocar muitos dados em algum lugar que exija que eles comprem mais espaço em disco os perturba.
- Os departamentos jurídico corporativo e a maioria dos departamentos de gerenciamento de registros não gostam de arquivos .PST, pois permitem que o usuário final ignore ou ignore facilmente as políticas de retenção / destruição de documentos corporativos.
- As equipes de segurança das informações corporativas também não gostam de arquivos .PST, porque, se o departamento jurídico os solicitar recuperar dados para uma ação judicial ou intimação, os arquivos .PST podem exasperar o custo e o esforço dos dados recuperação.
Desempenho do sistema e do cérebro
- Quanto mais email você tiver, mais você e seu computador precisarão acompanhar e processar.
- Como mais emails e anexos são indexados pelo Windows Search (ou algum outro indexador de email / sistema), seu índice será maior e suas pesquisas levarão mais tempo.
Portanto, espero ter respondido a todas as suas perguntas sobre os arquivos .PST do Microsoft Outlook e coberto alguns prós e contras de alto nível. Mas, caso eu tenha perdido alguma coisa, sinta-se à vontade para deixar um comentário ou postar sua pergunta no meu fórum.