Como escrever uma política de mídia social para capacitar funcionários: examinador de mídia social

A sua empresa possui uma política de mídia social?

Os funcionários estão confusos sobre o que podem ou não postar?

As políticas de mídia social devem atender aos requisitos legais e da empresa, mas devem incluir oportunidades abertas para que os funcionários apoiem seus esforços de mídia social.

Neste artigo, você descobrir como criar uma política de mídia social que libere a participação dos funcionários.

Por que uma política de mídia social?

A pesquisa mostra que a maioria dos funcionários está disposta a compartilhar informações da empresa - eles apenas não têm certeza do que compartilhar porque não querem ter problemas.

Uma política de mídia social construtiva em toda a empresa irá responder a perguntas e incentive os funcionários a adicionar suporte nas redes sociais quando possível.

O objetivo deste artigo é ajudá-lo a desenvolver uma política que seja acolhedora, não opressora. Aqui estão nove componentes de uma política de mídia social eficaz e capacitadora.

Nº 1: Considere a cultura corporativa

Sua cultura corporativa foi construída ao longo dos anos. Ele define as crenças, comportamentos e expectativas da empresa. Tenha isso em mente ao se preparar para escrever (ou reescrever) uma política de mídia social.

Descubra quais outras políticas da empresa (por exemplo, RH e TI) podem se sobrepor aos seus novos esforços de mídia social.

Quer essas políticas existentes cubram informações confidenciais, assédio, tecnologia, manutenção de registros ou outras atividades, certifique-se de saiba quais você deve integrar nos princípios da mídia social.

A questão agora é: como você planeja incorporar essas políticas (possivelmente rígidas) a uma nova política destinada a incentivar mais o envolvimento dos funcionários nas redes sociais?

As expectativas existentes da empresa devem ser transportadas para a nova política para evitar confusão, compartilhamento excessivo e risco da empresa.

Nº 2: Obtenha aceitação executiva e departamental

Marque uma reunião e convide as principais partes interessadas dentro de sua organização e delegados dos departamentos necessários. No mínimo, certifique-se de têm representantes de recursos humanos, jurídico, comunicações e tecnologia da informação.

Durante o encontro, discutir a redação da política e o processo de aprovação. Enfatize o potencial dos funcionários socialmente ativos—A importância de compartilhar anúncios e lançamentos de produtos, possível escuta e engajamento na linha de frente e compartilhar anúncios de recrutamento.

Enfatize novamente seus pontos compartilhando histórias de sucesso de empresas com funcionários socialmente capacitados, como Dell, Cisco ou outros relacionados ao seu nicho.

# 3: Determine o escopo

Uma política bem escrita começa com um plano firme. Definir o escopo de sua política de mídia social orienta todo o processo e quaisquer alterações subsequentes.

Responda a estas perguntas: A empresa deseja várias políticas para abordar vários departamentos e redes; uma política detalhada combinada; ou uma política geral a ser aplicada à empresa como um todo?

Como você está decidindo, tenha em mente que a política que você está escrevendo é para "funcionários em geral. ” Deve haver uma política separada que se aplique exclusivamente à equipe de mídia social (com margem extra, já que eles estão liderando os projetos). A política da equipe de mídia social deve incluir pelo menos um guia de estilo, manual e estratégia interna.

Você pode deixar essas disposições especiais fora de sua política geral para mantê-las curtas.

Nº 4: Leis estaduais e federais de pesquisa

Explorar como as leis estaduais e federais afetam a política de mídia social da sua empresa leva tempo, mas é imperativo. Você não quer ser multado por não cumprir a lei.

Pesquise o NLRB e outras leis trabalhistas federais que possam proteger as postagens nas redes sociais. A Federal Trade Commission tem regras sobre como fazer divulgações para endossos, avaliações e outras situações onde o produto ou pagamento é feito para menções sociais. Outras leis proíbe cláusulas de não depreciação em contratos de clientes online.

Fique atento às preocupações das partes interessadas e chefes de departamento. Por exemplo, como algumas empresas desenvolvem políticas de mídia social, elas afirmam que precisam de acesso aos nomes de usuário e senhas pessoais das mídias sociais dos funcionários para garantir a confidencialidade da empresa.

Dezoito estados promulgaram leis que proíbem os empregadores de solicitar nomes de usuário ou senhas: Maine e Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, Nova Jersey, Novo México, Oregon, Utah, Vermont e Washington (2013); Califórnia, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan e Nova Jersey (2012).

A Conferência Nacional de Legislaturas Estaduais tem alguns dos melhores detalhes sobre os estados que promovem e consideram essas leis. O Conselho Nacional de Relações Trabalhistas “Protege os direitos dos funcionários de agirem em conjunto para lidar com as condições de trabalho, com ou sem sindicato, incluindo discussões nas redes sociais para tais fins.”

Em resumo, certifique-se de falar com seu departamento jurídico para garantir que você não esteja infringindo os direitos dos funcionários.

Nº 5: Esclareça as regras da política

Seu objetivo, claro, é capacitar os funcionários a serem ativos nas redes sociais canais e apoiar a empresa de maneiras positivas. Conforme você avança, pode descobrir que os funcionários geralmente estão dispostos a ajudar a compartilhar informações da empresa, mas podem não saber o que ou como.

Você pode ajude-os esclarecendo problemas conhecidos e fazendo perguntas adicionais sobre a mídia social.

Crowdsourcing dessas questões garante que todos estejam na mesma página. Por exemplo, você pode pensar que os funcionários têm dúvidas sobre se devem compartilhar determinadas páginas da web, quando na verdade eles têm perguntas mais básicas - eles deveriam gostar da página da empresa no Facebook? A empresa pode ver ou determinar suas postagens pessoais?

Responda às perguntas mais comuns em seu documento.

# 6: Aborde o uso profissional e pessoal

Há uma série de questões a serem consideradas em relação ao uso profissional e pessoal das mídias sociais. Quando os funcionários podem usar as mídias sociais durante o dia de trabalho? Eles têm permissão para postar atualizações pessoais durante o horário comercial (por exemplo, durante o almoço ou no intervalo)?

Defina a extensão do uso aceitável da mídia social no escritório. Algumas empresas têm políticas duplas baseadas no tipo de funcionário - por exemplo, os profissionais de back-office e administrativos podem usar o social durante o horário comercial, mas os funcionários horistas não.

Os departamentos diretamente envolvidos com o marketing de mídia social devem ter disposições que lhes permitam acessar os canais de mídia social conforme necessário.

Abordar se os funcionários precisam divulgar sua associação com a empresa ao postar informações da empresa. Incluir padrões de postagem aceitáveis para pessoas que poderiam representar sua empresa nas redes sociais.

Incentive atualizações pessoais apropriadas (após o expediente) ao incluir referências da empresa. Lembre-se de que você não pode regulamentar o que os funcionários fazem em seu tempo livre, mas pode dar sugestões.

# 7: Seja breve

Até agora, você consultou os principais jogadores; pesquisou a política da empresa, as leis estaduais e federais; coletou perguntas de funcionários; e estabeleceu diretrizes para o uso de mídia social durante o horário comercial.

Essa quantidade de informação poderia facilmente preencher um ou dois fichários. Para sua política extensa, tudo bem - e você deve ter uma cópia dela armazenada nos departamentos apropriados.

No entanto, se você distribuir essa política abrangente para os funcionários, é improvável que eles leiam - ela vai acabar em uma prateleira em algum lugar juntando poeira.

Mais importante, se as diretrizes de mídia social tiverem mais de duas páginas, a maioria dos funcionários provavelmente ficará confusa e será menos propensa a se envolver nos esforços de mídia social da empresa.

Destile o maior política em diretrizes curtas e fáceis de entender. Na verdade, a Ford tem uma única página que cobre as partes mais importantes de sua política geral.

KPG criou um vídeo de quatro minutos que explica suas diretrizes de mídia social. Os primeiros dois minutos familiarizam os funcionários com a mídia social e como ela é usada para comunicações importantes com os clientes. Na marca das 2h30, eles explicam de forma sucinta como representar a empresa nesses canais.

Minha dica para reduzir o tamanho da sua política: em vez de incluir regras específicas sobre confidencialidade, assédio ou outras áreas já cobertas pelas políticas existentes, mencione-as brevemente e incentive os funcionários a ler essas políticas separadamente.

Evite regras complexas para que os funcionários tenham mais poder do que confusão.

Nº 8: treinar funcionários

Mesmo depois de distribuir uma versão resumida de suas diretrizes de mídia social, você precisará reserve um tempo para treinar funcionários.

Esse treinamento, sem dúvida, incluem discussões francas sobre limitações. Desfaça qualquer negatividade percebida incluindo elementos inspiradores e fortalecedores.

Torne a mídia social relevante para os funcionários, explicando que é realmente boa para os negócios- ajuda a acelerar os ciclos de vendas e aumentar as taxas de fechamento. Os funcionários podem não perceber que o usuário médio do Facebook está na casa dos 40 anos - não nos 14.

Incluir esses elementos ajuda a motivar os funcionários a começar no social.

Nº 9: Lance a Política de Mídia Social

Gostas de bolo? Claro - todo mundo faz. Faça uma festa de lançamento de política de mídia social para entusiasmar as pessoas e aumentar a conscientização sobre seu foco renovado no engajamento dos funcionários.

Distribua prêmios para pessoas já envolvidas com o social. Você também pode gamify a participação criando um rastreador de mídia social na intranet. Reconheça as principais estrelas da mídia social em e-mails da empresa ou envie prêmios (se você tiver orçamento).

Se vocês torne isso divertido, as pessoas vão querer participar!

Para você

Elaborar uma política de mídia social que atenda às limitações legais e da empresa, capacite os funcionários e seja curta e amável é uma tarefa e tanto.

Gerenciar seu desenvolvimento requer ouvir uma série de contribuintes e destilar as partes importantes em um política curta e de fácil compreensão que reduz o risco para a empresa e dá aos funcionários a liberdade de apoiar o companhia.

A nova política pode ser um grito de guerra para ajude os funcionários em toda a organização a entender a mídia social, aumentar a atividade e ajudar a criar uma empresa mais socialmente ativa.

O que você acha? Você criou uma política de mídia social para a empresa? Quais itens você incluiu? Deixe-nos saber nos comentários abaixo!