Por que eu odeio declarações sem papel e como lidar com elas

Como

PorDave Greenbaum

Última atualização em23 de julho de 2019

A cada duas semanas, pareço experimentar uma empresa que me incentiva a mudar para o faturamento sem papel. Eles vão me subornar, mas aprendi o caminho mais difícil para combater essa "conveniência" e sempre opto por uma conta real. Quando perdi a batalha, desenvolvi algumas estratégias úteis para evitar problemas.

O passo das vendas para faturamento sem papel

Eu ouço tudo. O papel é arriscado. Alguém pode roubar sua conta da sua caixa de correio e roubar sua identidade. Eles poderiam roubá-lo da sua lata de lixo. Ah não! Obviamente, depois de ver a conta, eles podem perceber que não têm muito a roubar. O papel é inconveniente. Pilhas de papel se acumulam e precisam ser tratadas. Se você odeia desordem, você odeia papel. Você odeia o aborrecimento de abrir um envelope de papel e ler uma nota. Você poderia pegar um papercut! Acima de tudo, sem papel é melhor para o meio ambiente.

Menos papel significa menos matança de árvores.

Todos esses benefícios têm alguma verdade para eles. Um ladrão pode roubar informações da sua caixa de correio e causar problemas. Eles poderiam obter números de contas e usá-los em um golpe de engenharia social direcionado. O papel se empilha. Eu sei que tenho que arquivar essas coisas todo mês. Também respeito os aspectos ambientais das declarações eletrônicas. Eu reciclo tudo, e eu odeio correio não solicitado.

A venda suave e a venda difícil para fazer você mudar

Alguns fornecedores fazem a venda branda. Eles me inserem em um desenho para produtos ou serviços gratuitos. A AT&T recentemente me disse que eu poderia obter muitos pontos por minha fatura, mas somente se eu fizer faturamento sem papel. Alguns lugares me ofereceram créditos de declaração ou cartões-presente. Eu ainda aguentei.

O mais difícil é que não consigo fazer o download dos dados financeiros para serviços como o Mint ou o Quicken, a menos que eu fique sem papel. Meu banco agora cobra uma taxa de US $ 2,00 se eu quiser um extrato a cada mês. Eu acho que o papel é realmente caro para eles.

O argumento contra o faturamento sem papel

O Centro Nacional de Direito do Consumidor (NCLC) analisou o faturamento sem papel e achou o conceito não amigável ao consumidor. Algumas das razões são óbvias, como acesso à banda larga e conhecimento técnico de consumidores mais velhos.

Até os especialistas em tecnologia precisam ter cuidado com o faturamento sem papel. Todos nós somos inundados por e-mail. À primeira vista, você não pode dizer se é uma fatura ou promoção no e-mail. Se você não tomar cuidado com a exclusão de mensagens de marketing, nem você nem seu filtro de spam poderão saber a diferença.

Por falar em pequenas, à medida que mais pessoas verificam o email no celular, essas declarações são mais difíceis de ler. Se a sua fatura sem papel for apenas um pdf, você precisará de uma visão extraordinária ou mãos firmes para beliscar e ampliar cada cobrança. O mais provável é que você descubra "boa aparência" e passe para o próximo e-mail. Se suas contas são pagas automaticamente, você não tem muitos motivos para ler seus extratos. Essa "conveniência" faz com que você perca erros que custam dinheiro. Se um ladrão estivesse testando seu cartão de crédito, você sempre conseguiria ver essa pequena taxa?

As faturas de papel nos lembram que uma fatura é devida. Quando você recebe esse documento, ele tem uma data de vencimento que você precisa cuidar. Você pode publicá-lo na geladeira ou delegá-lo ao seu cônjuge ou contador. A bagunça, o manuseio ou o papel são um recurso, não um bug. Esse recurso ajuda os familiares de consumidores mais velhos a rastrear as contas.

Por fim, o NCLC destaca que o documento é um registro permanente da sua conta. Quando há uma disputa, você tem um instantâneo cronometrado. Se eles cometerem um erro, você tem a prova de que pagou a conta. Se você é auditado, tem cópias em papel de tudo. Se um consumidor falecer, esse registro permanente ajudará os membros da família a encontrar contas ausentes.

Quando os dados da conta são todos eletrônicos, estão sujeitos a todos os riscos de computadores e e-mails. Se você perder o acesso ao seu e-mail devido a um hacker ou violação de senha, estará perdendo essas contas eletrônicas. Os fornecedores apontam que o correio físico é um risco. É mais provável que um e-mail seja hackeado ou interceptado do que qualquer pessoa que entre no seu correio postal. Se considerarmos esse cenário de falecimento de um membro da família, pode levar semanas para entrar no email. As contas e extratos físicos continuarão chegando, e qualquer um pode abrir.

Mesmo que você seja diligente e mantenha PDFs de todas as suas contas, pode ser difícil encontrá-los. A maioria das instruções que eu baixo tem nomes genéricos como "statement_03_05_16" ou algo mais enigmático. Posso usar o Spotlight no meu Mac para encontrá-los, mas esse nem sempre é o caso.

Minhas experiências horríveis com cobrança sem papel

Eu tenho alguns. Começarei com o processamento do cartão de crédito para minha empresa. Essa empresa não forneceu a opção para declarações físicas. Eles estão todos online. Um dia, eles decidiram aleatoriamente fechar minha conta. Não sei por que, mas acho que tinha algo a ver com o congelamento da segurança que eu atribuí ao meu crédito. Perdi o acesso a todos os meus comprovantes de depósito anteriores. Não me reconciliei por alguns dias e fiquei bloqueado com minhas informações. Eu não sabia quem pagou pela minha empresa. O melhor que a empresa de processamento faria é me dizer por telefone. Eu também não tinha nada para apresentar ao meu contador quanto aos impostos no final do ano. Felizmente, tudo estava no Quickbooks, e eu tinha nossos recibos internos para recriar tudo. Esse incidente deveria ter me ensinado a criar PDFs dos extratos da minha conta, mas não foi.

Depois que a Costco mudou do American Express para o Citibank, fui queimada pelo faturamento sem papel novamente. Eu era diligente e recebia meus PDFs todos os meses. Então fiquei ocupado e esqueci por alguns meses. Quando fui fazer o download, cheguei a esta tela.

Felizmente, essas informações estavam na conta do Citibank, por isso foi uma crise evitada. Esse incidente me fez gritar com meu computador (e eu) por ser responsável pelo faturamento sem papel.

Outra vez, tive uma disputa com o consultório do meu médico. Eles trocaram de empresa de cobrança. De repente, recebi uma fatura de quatro anos atrás e diz que não foi paga. Então eles ameaçaram a coleta. É claro que não consegui acessar o antigo sistema de cobrança on-line, apesar de afirmarem que poderiam. Não foi até eu enviar por fax uma cópia da conta que eles removeriam a cobrança. Tive que enviar um fax porque eles não aceitam e-mails, embora as contas sejam enviadas por e-mail. Vai saber.

Minha situação não é única. Quando você fecha uma conta, geralmente perde o acesso a essas informações históricas. Se você descobrir um problema mais tarde, como uma sobrecarga, poderá ter problemas para provar sua inocência. Um amigo meu teve esse problema ao devolver um decodificador à sua empresa de TV a cabo. Sua conta estava programada para pagamento automático através de seu banco, e sua última conta foi de US $ 200 a mais. Ele tentou ligar para a empresa de TV a cabo, mas não tinha o número da conta e eles não conseguiram encontrar nenhuma informação sobre ele. O representante de atendimento ao cliente pode encontrar apenas clientes ativos. Foi só em coleções que ele conseguiu resolver.

A maneira correta de aceitar contas sem papel

Se não lhe custar, evite-os

Como ambientalista, odeio papel extra. Por todos os motivos mencionados acima e os detalhes no artigo da NCLC, sempre optarei por participar do trabalho. Nenhuma quantia de suborno vai me convencer a mudar. Se você me fizer pagar, é provável que eu ceda. Vou rasgar e reciclar essas declarações depois de alguns anos, por isso ainda estou sendo um pouco ambiental.

Desativar mensagem de marketing e criar filtros de email

Um dos problemas com as instruções de email é classificar mensagens transacionais legítimas de mensagens promocionais. Verifique a política de cada empresa sobre mensagens de marketing e desativar ou cancelar a inscrição do maior número possível. Não os marque como spam no seu programa de e-mail; seu programa de email pode tratar todas as mensagens deles como spam. Isso significa que você perderá sua declaração.

Normalmente, a mensagem de email com seu extrato terá a mesma linha de assunto. Eu marquei essa mensagem para nunca entrar em lixo eletrônico. Defino o Gmail para atribuir a ela um rótulo e uma estrela personalizados, para que eu sempre lembre-se de verificá-la.

Configurar lembretes para baixar (e pagar) contas

Se você estiver fazendo um faturamento sem papel, não receberá um lembrete pelo correio de que a fatura está vencida. Como muitas pessoas fazem pagamentos automáticos por meio de cheque bancário ou cartão de crédito, você pode ignorar completamente esse extrato mensal. Não cometa esse erro. Você corre o risco de perder problemas com sua conta.

Em vez disso, trate esse email mensal como um compromisso em sua agenda. Defina-o como um compromisso recorrente para baixar suas instruções do fornecedor. Se eles enviarem a fatura por e-mail e você não tiver nada para fazer o download, transforme esse e-mail em um pdf e faça o download no seu computador. Mantê-lo em um email não é seguro o suficiente se você perder o acesso à sua conta de email. Todo mês você precisa baixar um extrato. Caso contrário, você encontrará todos os possíveis problemas mencionados anteriormente. Você não precisa imprimi-los, mas não pode confiar apenas que as informações estarão acessíveis quando você precisar. É por isso que você precisa assumir o controle.

Minha conta de investimento para aposentadoria não possui uma fatura em si, mas possui um extrato mensal. Defino um lembrete todo mês para baixar essas informações. Embora eles me enviem um e-mail para me lembrar de baixar minha declaração, eu gosto de ser proativo.

Classificar e classificar as instruções baixadas

Depois de baixar um relatório, a próxima coisa que faço é alterar o nome do arquivo baixado. Você pode criar sua própria estratégia, mas o meu é o nome do fornecedor, os quatro últimos números da conta e a data. Por exemplo, meu extrato bancário pode ser Bank_1234_01_12_16.pdf. Em seguida, crio uma pasta para cada conta e a movo para lá. Eu tenho uma mancha e usei Hazel para movê-los para a pasta com base no comerciante.

Faça backup do seu computador

Eu sei que você esteve disse isso muitas vezes, mas é melhor repeti-lo. Embora seja improvável que seus registros em papel sejam destruídos, seu disco rígido pode falhar ou seu computador pode ser atingido por um vírus. Se você não fizer backup, não terá esses dados do histórico, se todos forem eletrônicos.

Experimente o software de gerenciamento financeiro como Mint ou Quicken

Mesmo se você tiver seus relatórios baixados, pode ser difícil encontrar uma transação. Eu gosto da segurança adicional que um programa online verifica minha declaração para mim. Quando tive problemas com minha conta Costco, consegui encontrar o que precisava no Mint.

Aceite o que você não pode mudar

Mais empresas estão adotando essa estratégia sem papel, levando o ônus de gerenciar a conta para você. Se você gerencia sua declaração, protege seus ativos. Sem papel não é mais seguro ou mais conveniente que o papel, mas é a inevitável mudança de custos.