Como configurar um fluxo de trabalho do Instagram DM: examinador de mídia social

Quer saber como gerenciar melhor todas as mensagens diretas (DMs) do Instagram que você recebe? Quer usar DMs para se conectar com seguidores e clientes?

Neste artigo, você aprenderá como configurar um fluxo de trabalho do Instagram DM que permite que você gerencie mensagens diretas para negócios de maneira profissional e bem-sucedida.

Nº 1: Determine o tom para as respostas DM do Instagram

Muitas pessoas pensam que o impacto de uma marca acontece durante a conversa de um cliente com uma empresa, mas na verdade é o sentimento residual que as pessoas sentem que define quem você é como marca. É por isso que é importante converse com sua equipe sobre como você deseja que as pessoas se sintam depois de interagirem com seus funcionários que lidam com clientes.

Se quiser deixar os clientes com uma impressão de profissionalismo, você pode direcioná-los a um endereço de e-mail para continuar uma conversa formalmente. Isso funcionaria perfeitamente se você precisar trazer outras pessoas para a conversa ou reconhecer oficialmente uma reclamação.

Se você quiser que as pessoas pensem em sua marca como algo amigável e divertido, responda à pergunta do cliente com emojis, coloquialismos, GIFs ou algum bate-papo divertido. Certifique-se de que todos que lidam com seus DMs do Instagram (e seu negócio mais amplo) saibam e entendam a impressão que você deseja deixar.

Aqui está o que colamos em um pôster em nosso escritório: “Imagine que você está sentado em um bar na cobertura ao anoitecer tomando um coquetel e dando uma risadinha com seu melhor amigo. Você está explicando como usar o Instagram sob uma árvore coberta por luzes de fada. Você é encorajador, peculiar, atencioso e prestativo, e não muito convencional como professor. ”

Se você já está no Instagram há um tempo, revisitar o básico pode redefini-lo para um maior sucesso com os DMs.

Nº 2: Estabeleça um fluxo de trabalho do Instagram DM

Com uma equipe menor de apenas algumas pessoas, você pode experimentar várias opções para compartilhar sua caixa de entrada do Instagram. Por exemplo:

• Uma pessoa cobre os dias de semana e outra pessoa cobre o fim de semana.
• Divida a semana ao meio e peça a cada pessoa que administre uma peça.
• Atribua dias da semana a pessoas diferentes para gerenciar todos os DMs do Instagram.

Conforme sua empresa, equipe e DMs crescem, você precisará implementar um fluxo de trabalho mais rígido para gerenciar sua caixa de entrada. Uma tática que pode ajudar é usar o sistema de sinalização do Instagram.

Se você estiver esperando uma resposta de um cliente ou precisar da ajuda de outro membro da equipe antes de responder, use um sinalizador. Sei que é comum manter itens marcados como "não lidos", mas quando você compartilha uma conta ou administra uma conta de cliente, não é incomum alguém entrar sorrateiramente para ver o que está acontecendo e acidentalmente esquecer de marcar a mensagem como não lida novamente. Uma bandeira o mantém limpo para todos.

Veja como usar um sistema de sinalização para seus DMs do Instagram. Para sinalizar uma conversa, abra a conversa DM e toque no ícone da bandeira.

Para encontrar as conversas que você sinalizou, navegue até a sua caixa de entrada do Instagram. Então toque no ícone à direita da caixa de pesquisa e selecione Sinalizado no menu pop-up. As mensagens sinalizadas têm um triângulo laranja no canto superior direito.

Existem muitas maneiras de gerenciar as mensagens em sua caixa de entrada do Instagram. Você e sua equipe podem experimentar técnicas diferentes para ver o que funciona melhor para você.

Se algo não puder ser respondido dentro da caixa de entrada ou você precisar de mais tempo para investigar, peça ao usuário um endereço de e-mail para que você possa atribuir um tíquete de solução de problemas em seu nome. Informe que você os atualizará assim que puder. Os usuários podem ver se você leu a mensagem, por isso é importante reconhecer que foram ouvidos e você precisa de um pouco mais de tempo para investigar.

Lembre-se de que é responsabilidade da equipe garantir que essas DMs sejam apagadas da caixa de entrada e resolvidas.

Nº 3: Definir um tempo de acordo de nível de serviço (SLA)

A mídia social está se tornando cada vez mais um mundo de gratificação instantânea. Felizmente, a maioria das pessoas ainda entende que é impossível para as empresas ficarem no Instagram o dia todo para responder a perguntas imediatamente.

É crucial para sua empresa ter um SLA e cumpri-lo. Eu recomendo não demorar mais do que 6 a 10 horas para responder a um DM no Instagram (é aqui que ter uma equipe ajuda). Claro, a rapidez com que você responde pode depender do tipo de solicitação.

Se um usuário está pronto para comprar, mas precisa fazer uma pergunta rápida primeiro, é melhor responda imediatamente para capitalizar em compras por impulso. Mas se um usuário está tendo um problema que não foi resolvido, chegar a ele dentro de um período de tempo razoável reduz o risco de críticas negativas ou de ser chamado publicamente em fóruns ou redes sociais. Também lhe dá a oportunidade de mudar a experiência e criar um fã leal.

Infelizmente, mais rápido pode ser melhor. Acredito firmemente que você escolhe como conduzir o seu dia; seu dia não o domina. Atribua horários no calendário para verificar DMs para que você não perca a tarefa ou esqueça.

Nº 4: Organize os elementos de resposta prontos para uso

Depois que sua equipe compreender sua responsabilidade no gerenciamento de seus DMs do Instagram, você precisará fornecer a eles as ferramentas para fazerem seu trabalho da maneira mais eficaz e rápida possível. Aqui estão algumas coisas para incluir em seu kit de ferramentas do Instagram DM.

Cotações de marca

Soletre provérbios peculiares comuns na voz da sua marca. Você pode usar “Caramba!” quando algo não saiu de acordo com o planejado.

GIFs, GIFs e mais GIFs!

Em vez de selecionar o Gifs você pode usar dentro de sua caixa de entrada do Instagram, esclareça quais tipos de GIFs você não deseja usar. Se você quiser que suas mensagens assumam o tom de uma conversa com um amigo, você pode usar reações faciais expressivas e brilhos, mas não GIFs de pessoas caindo e se machucando.

Emojis de marca

Escolha 10 ou mais emojis adequados à sua marca e usá-los de forma consistente em suas postagens, histórias, legendas e mensagens diretas. Leve em consideração a sensação que os emojis criam, a diversidade dos emojis de pessoas que você seleciona e a frequência de uso. Todos esses fatores podem fortalecer a mensagem de sua marca.

Ao ser claro sobre como você deseja que sua marca apareça do lado de fora, sua equipe, marca e página do Instagram têm a melhor chance de serem consistentemente charmosos.

Respostas rápidas

o Instagram Respostas rápidas recurso permite que você configurar respostas prontas para perguntas frequentes por meio de DMs do Instagram. O segredo é fazer com que essas mensagens pareçam humanas, não como se você tivesse apenas copiado e colado a mensagem. Os usuários desejam ser tratados de maneira pessoal e, normalmente, podem sentir o cheiro de uma resposta de copiar / colar a quilômetros de distância. Adicionar alguma personalização (como um primeiro nome) às suas respostas rápidas ajudará.

Para usar este recurso, abre o teu Perfil de negócios do Instagram e toque no ícone no canto superior direito (com as três linhas nele). Então toque em Configurações na parte inferior do menu pop-out.

Role para baixo até Configurações de negócios e toque em Respostas rápidas.

Então toque em Nova Resposta Rápida.

Agora digite sua mensagem e insira um nome de atalho / palavra-chave você deseja usar para a resposta.

Quando você terminar, toque em Concluído e sua resposta será adicionada à lista de respostas rápidas com o nome do atalho.

Conclusão

Gerenciar a caixa de entrada do Instagram da sua empresa pode ser um desafio. Se você não está por dentro de tudo, pode deixar os clientes em potencial se sentindo ignorados, desconhecidos e desapontados com a experiência de interagir com sua marca.

Esteja você mesmo gerenciando seus DMs do Instagram, com uma equipe ou terceirizando a tarefa, você precisa de um plano sólido para garantir que você seja considerado um negócio de classe mundial no Instagram.

Quanto mais você postar no Instagram, mais DMs você receberá. Em vez de ignorá-los, sentir-se ansioso ou ignorá-los, seguir estas etapas irá ajudá-lo configurar um fluxo de trabalho para gerenciá-los enquanto cria fãs delirantes (e clientes mais ativos) no processo.

O que você acha? Qual é o seu estilo de gerenciamento de DM no Instagram? Você tem alguma técnica para adicionar a esta lista? Por favor, compartilhe suas idéias nos comentários abaixo.

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