Como criar um sistema gratuito de suporte técnico com o IssueBurner e o Gmail

O gerenciamento de tarefas por e-mail é um conceito em que me interessa há algum tempo e com a introdução de um novo serviço chamado IssueBurner, pode ser um excelente momento para considerar seriamente o gerenciamento de tarefas por email. Antes de o IssueBurner aparecer, eu brincava com a idéia de obter um Assistente virtual (VA), com quem eu podia trabalhar em todos os meus e-mails contendo uma tarefa, lembrete ou compromisso e solicitá-lo a adicioná-lo ao meu calendário, lista de tarefas ou o que você. Isso certamente seria um uso prático de um VA, embora talvez seja mais caro do que vale a pena. O IssueBurner, no entanto, automatiza essa funcionalidade gratuitamente (pelo menos por enquanto). Eu acho que gosto disso.

Em poucas palavras, eis como o IssueBurner funciona. Você pode criar tarefas ou problemas por e-mail [email protected]. Ao fazê-lo, o IssueBurner cria automaticamente um problema associado ao seu endereço de email e a qualquer endereço de email listado como destinatário no

Para: ou CC: campo. Você pode começar a criar problemas sem se inscrever, mas quando criar uma conta, poderá ver seus problemas em aberto e comentar sobre eles. Existem alguns benefícios importantes para esse sistema, que eu acho que realmente funcionarão para equipes colaborativas e mesas de suporte ao cliente:

• É tudo baseado em email. Os problemas podem ser criados e rastreados por meio de um simples CC :.
• Você não precisa de uma conta no IssueBurner para participar. Isso significa que TODOS os seus clientes e clientes podem entrar a bordo, sem orientá-los no processo de inscrição (que é absolutamente simples de qualquer maneira).
• É compatível com dispositivos móveis. Se você pode enviar um e-mail, pode gravar um problema.
• Ajuda a separar itens de acompanhamento dos e-mails normais.
• Funciona com QUALQUER plataforma de email. O Outlook, Gmail e outros clientes de email permitem converter emails em tarefas, mas o IssueBurner permite compartilhar problemas entre todas as plataformas de email.

Para aproveitar ao máximo o IssueBurner, você deve aplicar um pouco de criatividade. Mas um aplicativo óbvio que me vem à cabeça é a criação de um suporte técnico. Com o IssueBurner, você pode transformar e-mails recebidos em "tickets" e rastrear o status e a correspondência com o cliente. Vou matar dois coelhos com uma cajadada só, mostrando como o IssueBurner funciona enquanto configura um groovyPost "linha direta" Central de Ajuda. No cliente lado (ou, no nosso caso, leitores, já que não temos clientes), será tão simples quanto enviar um e-mail para o suporte técnico, que eu configurei em [email protected]. Mas no respondente lado, há um pouco de configuração envolvida.

Passo um

Inscreva-se no IssueBurner. Tudo o que você precisa fazer é visitar IssueBurner.com e clique Inscrever-se. Dê a eles seu nome e endereço de e-mail e pronto.

Observe que você não precisa necessariamente usar o endereço de e-mail que você usará para atender às solicitações de suporte técnico recebidas.

Passo dois

Crie um grupo no IssueBurner. Você pode realmente pular esta etapa se planeja dedicar essa conta a um único objetivo, mas se deseja usar o IssueBurner para outras organizações e tarefas, um grupo é uma boa idéia. CliqueGrupos no canto superior direito e cliqueCriar grupo.

Digite um nome de grupo e organização. Aqui, eu escolhi "Socorro"E"groovyPost.”

Observe que este endereço não estará visível ao público. Em vez disso, eles enviarão por e-mail o endereço mencionado acima, que será o único endereço que pode solucionar problemas. Isso adiciona uma camada de proteção contra spam, mas também oferece uma aparência mais profissional ao incluir seu próprio nome de domínio no email. Agora, observe que eu o configurei para que os problemas possam ser relatados por Qualquer um. Por enquanto, isso é necessário para que possamos verificar a regra de encaminhamento do Gmail. Você pode querer voltar e alterá-lo para Apenas membros do grupo mais tarde.

CliqueCrio quando você acabar.

Em seguida, adicione os membros que podem adicionar problemas. Para nossos propósitos, vou adicionar [email protected]. Você pode adicionar outros, se quiser. Diga, eu também poderia adicionar [email protected] ou [email protected], se eu quiser que outras pessoas também possam solicitar solicitações de ajuda (e se essas pessoas realmente existissem). Lembre-se: com as contas do Google Apps for Domains e do Gmail, tudo o que você adiciona após o sinal de + é ignorado, mas ainda pode ser usado para fins de filtragem. Ler nosso post anterior para obter mais informações sobre Endereços personalizados do Gmail.

Uma última coisa que você deve fazer é alterar o endereço de resposta. Para fazer isso, clique Grupos e cliqueGerir ao lado do nome do grupo. Debaixo Configurações de grupo, cliquemudança ao lado de "Padrão de e responder a email”. Fazer isso manterá seu endereço de e-mail IssueBurner.com privado.

Ok, agora estamos todos configurados no IssueBurner. Vamos para o Gmail.

Passo três

Configure o encaminhamento no Gmail. O objetivo aqui é encaminhar todos os emails enviados para [email protected] para [email protected]. Para fazer isso, primeiro precisamos verificar se estamos autorizados a encaminhar para o último endereço. No Gmail, clique Configurações e escolha Encaminhamento e POP / IMAP. CliqueAdicionar um endereço de encaminhamento e entre [email protected]ou o que você configurar como sua conta do grupo IssueBurner.

Depois disso, o Gmail enviará um email para a conta do IssueBurner com um link de confirmação. O IssueBurner retornará esse problema para você como um novo problema; portanto, ele deve aparecer na sua caixa de entrada do Gmail. Você também pode vê-lo na sua conta do IssueBurner. Clique para confirmar.

Etapa quatro

Filtre as mensagens enviadas para o seu endereço personalizado do Gmail. CliqueConfigurações e escolha Filtros e clique Crie um novo filtro. No campo Para:, digite seu endereço de e-mail personalizado e cliquePróxima Etapa.

Você pode definir essas regras como desejar, mas como o IssueBurner notificará você sobre novos problemas de qualquer maneira, gosto de selecionar Marcar como Lido e Ignorar a caixa de entrada. A opção mais importante a escolher é selecionar Encaminhe-o para: e escolha [email protected]. CliqueCriar filtro quando você acabar.

Agora você terminou. Vamos tentar.

Criando tarefas com o IssueBurner

Agora, com o filtro do Gmail que configuramos e o grupo IssueBurner que temos, todos os e-mails enviados para [email protected] será automaticamente transformado em um problema do IssueBurner. O nome do problema será o assunto do email e a descrição será o corpo do email. Por exemplo, digamos que alguém me enviou uma pergunta sobre Como excluir permanentemente sua conta do Facebook.

Depois que o email acima é enviado, duas coisas acontecem:

1. Um problema é criado no grupo help.groovypost IssueBurner
2. Recebo um e-mail notificando-me como tal.

Observe que pode demorar alguns minutos para que o problema seja exibido.

E aqui está no Gmail…

Respondendo a tarefas

Se o usuário não tiver uma conta no IssueBurner, ele receberá uma resposta automática notificando-o de que o problema foi recebido. Eles também serão convidados a se inscrever.

Então, digamos que em resposta a este leitor, quero encaminhá-lo para a nossa postagem para excluir sua conta do Facebook. Eu poderia responder ao e-mail que recebi do IssueBurner para adicionar um Comente. Independentemente de o leitor se inscrever, ele receberá uma notificação de que o problema foi atualizado com um comentário.

Se eles se inscreverem, poderão rastrear todos os comentários e status de seus problemas a partir de sua própria conta IssueBurner.

O leitor ou o cliente pode responder ao e-mail com seus comentários, informando se sua solução o corrigiu ou não. Isso é adicionado à tarefa como um comentário, que você pode visualizar no seu próprio painel do IssueBurner.

Gerenciando e fechando problemas

Você pode classificar problemas por grupo ou status no IssueBurner.com.

O IssueBurner.com também possui um site para celular muito bom.

Depois que um problema for resolvido, você pode simplesmente fechá-lo no painel IssueBurner. Todos os usuários associados serão notificados como tal. Como alternativa, você pode sinalizar como "Mais tarde", Que pode ser útil se uma solução estiver pendente e você desejar acompanhar quando estiver disponível.

Além disso, você deve ter notado aqui que adicionei um interno Comente. Eles só podem ser visualizados pelos membros e administradores do grupo. Assim, por exemplo, se você quiser chamar o cliente de estúpido ou pedir a todos que ignorem seus pedidos, faça isso com um comentário interno e eles não serão os mais sábios.

Conclusão

Como mencionei, esse é apenas um aplicativo para o IssueBurner. Você pode usá-lo para colaborar com grupos ou para acompanhar tarefas por si mesmo. Por exemplo, se você deseja se lembrar de acompanhar um contato, se ele não responder, mas não necessariamente quer que ele veja seus problemas com o IssueBurner, você pode confirmar [email protected]. Ou você pode usá-lo para acompanhar as faturas e faturas por meio da CC [email protected] sempre que você enviar um e-mail ao seu departamento de contabilidade. Se você é inteligente e organizado, O IssueBurner pode ser um benefício para sua produtividade.

Observe que IssueBurner é atualmentelivre, e permanecerá gratuito enquanto estiver na versão beta. Webyog, a empresa que criou o IssueBurner e CloudMagic, promete que você receberá um aviso de 60 dias antes da introdução de qualquer estrutura de preços. Eles não sabem como será no futuro, mas provavelmente terá uma versão gratuita e paga.

P.S. Eu realmente criei esse sistema. Se você tiver dúvidas, envie um e-mail para [email protected] ou confira nossa fórum.