10 dicas para criar uma política de mídia social para sua empresa: examinador de mídia social
Miscelânea / / September 26, 2020
Política. Pode ser um palavrão, especialmente em comunidades de mídia social.
Por quê? Políticas de mídia social mal escritas restringem, impedem e amortecem o engajamento na mídia social - exatamente oposto do que as empresas desejam.
Contudo, excelentes políticas de mídia social apoiam, protegem e capacitam o engajamento de alta qualidade. É sobre capacitação e confiança.
Como Beth Kanter escreve, “A confiança é mais barata do que o controle.”
Este artigo explicará como as políticas de mídia social diferem de outras políticas e fornecerá 10 dicas para ajudar a criar uma política de mídia social eficaz.
Por que políticas de mídia social?
As políticas de mídia social são diferentes. Na maioria das políticas e procedimentos, documentamos o que a equipe deve fazer em determinadas situações: “Se isso acontecer, faça aquilo”. Para as mídias sociais, não há como saber exatamente quais situações podem surgir - ou em muitos casos - como a equipe deve lidar melhor com eles. Cada rede de mídia social e cada relacionamento são únicos e o ambiente da mídia social muda diariamente.
Os riscos são incertos. Os tribunais estão em processo de interpretação das leis em relação às redes sociais. Até que esse processo de interpretação esteja maduro - e isso vai levar anos – organizações operam sem orientação definitiva. Os problemas que podem surgir incluem: confidencialidade do funcionário e / ou cliente, questões de relações trabalhistas, brand jacking, falha de comunicação, spamming, etc.
Dado um ambiente incerto e riscos pouco claros, como podemos seguir em frente?
Existem centenas de exemplos de políticas de mídia social na Internet. Se você está procurando um ponto de partida, certamente encontrará ideias aqui e aqui.
No entanto, para criar políticas que funcionem - realmente funciona - nós devemos primeiro lance as bases.
Aqui estão 10 estratégias que você pode implementar hoje.
Nº 1: Reúna sua equipe
Uma política de mídia social não pode ser redigida por uma única pessoa. Deve ser exclusivo para sua organização e, de preferência, deve incluir contribuições de muitas pessoas diferentes com uma variedade de conjuntos de habilidades.
Uma abordagem de equipe garante que as principais áreas de risco sejam gerenciadas adequadamente e que quaisquer desafios futuros que possam surgir sejam tratados de forma adequada.
Além da equipe diretamente envolvida nas mídias sociais, os membros da equipe em potencial podem incluir: CEO, diretor de RH, TI diretor, diretor de marketing / desenvolvimento, diretor de programa / departamento, um advogado experiente em mídia social e pelo menos um nativo digital.
Não se preocupe, nem todo membro desta equipe precisa estar ciente dos detalhes íntimos de suas atividades nas redes sociais. Pense desta forma: se uma crise ocorrer, quais informações sua equipe precisa ter (sobre o social mídia e paisagens jurídicas, bem como sua organização e valores), a fim de responder adequadamente nas redes sociais meios de comunicação?
Nº 2: Foco na Criação de Cultura
A mídia social é orgânica. Isso muda todos os dias. As políticas burocráticas provavelmente não serão bem-sucedidas. Em vez disso, queremos uma cultura de inovação, compartilhamento de ideias, solução de problemas e criatividade. Existe uma ligação direta entre a cultura organizacional interna e as políticas. Na verdade, as políticas que redigimos moldam nossa cultura.
Conforme você escreve suas políticas, incluem processos que reforçam uma cultura de avaliação e aprendizagem. Aqui estão algumas questões a serem consideradas:
- Who está na sua equipe de mídia social?
- Com que frequência eles se encontram?
- Como está problemas / desafios tratados e por quem?
- Como você documentar aprendizagem em grupo?
- Como vamos avalie nossos sucessos e aprender com nossas falhas?
Em suas políticas, você pode reconhecer os valores culturais da mídia social de transparência, consistência, conexão, criatividade e rapidez. Com esses valores em mente, construir processos que enfatizem treinamento, suporte e avaliação.
Se o conceito de cultura de mídia social é novo para você, confira o 26 estatísticas promissoras de mídia social para pequenas empresas. Ele oferece uma excelente visão geral do panorama da mídia social e por que isso afeta os negócios.
Nº 3: Considere as ramificações legais, incluindo o Conselho Nacional de Revisão das Relações Trabalhistas (NLRB)
Muitos dos processos judiciais sobre mídia social são questões de relações de trabalho. O National Labor Relations Act (NLRA) foi promulgado principalmente para proteger os direitos de organização dos funcionários.
Tradicionalmente, a organização dos funcionários acontecia pessoalmente ou por telefone. Com o advento das mídias sociais, também ocorre online. Não importa se os funcionários são sindicalizados ou não; eles têm o direito de discutir as condições de emprego com os colegas de trabalho.
Isso significa que até mesmo uma conversa casual no Facebook sobre as condições de trabalho pode ser protegida pela NLRA. Cada situação é diferente, mas o resultado final é este: tenha muito cuidado ao dizer aos funcionários o que eles podem ou não fazer em seus próprios sites pessoais de mídia social. Essa linguagem pode rapidamente sair pela culatra.
Em agosto de 2011, o NLRB emitiu um memorando em 14 desses casos. Este memorando forneceu explicações dos casos, bem como o raciocínio por trás das decisões tomadas. Eu recomendo fortemente que os empregadores leia este memorando e compartilhe-o com todos da equipe de mídia social.
Nº 4: separe as políticas gerais das diretrizes específicas do site
O panorama da mídia social muda a cada dia. Se suas políticas estiverem estritamente focadas em um site de mídia social específico, elas ficarão desatualizadas rapidamente. Em geral, a política deve concentre-se no panorama geral: quem faz o quê (papéis e responsabilidades), uma visão geral de como eles podem / não podem fazer isso (conformidade legal e marca, por exemplo) e por que fazemos isso tudo (propósito e valores).
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# 5: Não reinvente a roda
É provável que você já tenha muitas políticas internas em vigor que se aplicam às atividades de mídia social. Isso inclui políticas sobre privacidade, autorizações de fotos, uso da Internet, uso do telefone celular e muitos outros.
Você pode referencie essas políticas em suas políticas de mídia social, tomando nota especial de quaisquer diferenças na aplicação que possam ser necessárias com a mídia social.
Por exemplo, sua política de uso de telefone celular não pode discutir atualmente o uso de fotos de câmeras de telefones celulares. Graças a geotagging, fotos tiradas por telefones celulares quase que universalmente contêm codificação digital que revela sua localização exata na data e hora da foto. Se você carregar uma foto tirada por uma câmera de telefone celular em seus sites de mídia social, pode estar fornecendo mais informações do que o necessário.
Uma política de mídia social pode levar isso em consideração, exigindo que a equipe usar software para remover as informações de geotag das fotos antes que as fotos sejam postadas.
# 6: Incluir Regulamentos Externos
A maioria dos regulamentos legais (incluindo HIPAA, FERPA, emprego justo, etc.) estão em vigor online e também offline. Use as políticas de mídia social para lembrar aos funcionários que esses regulamentos devem ser cumpridos. Sempre que possivel, dê exemplos explícitos de quais tipos de comportamento não são aceitáveis.
P.S.: Este é um bom momento para pensar em seu treinamento de conformidade corporativa. A mídia social está afetando quase todos os aspectos de nossas vidas e negócios. Se o seu treinamento sobre privacidade, confidencialidade, branding, etc., atualmente não discute mídia social, é hora de incluí-la.
Nº 7: Crie duas políticas
É considerada uma prática recomendada para têm duas políticas de mídia social: uma para os funcionários que usam as mídias sociais em seu trabalho e outra para os funcionários que usam as mídias sociais em suas vidas pessoais.
A primeira política, com foco nas atividades relacionadas ao trabalho, deve cobrir tudo que estamos discutindo aqui: definindo sua equipe, articulando funções e responsabilidades, diretrizes de branding e tendo clareza sobre quais políticas internas e externas devem ser cumpridas.
A segunda política, com foco nos funcionários que usam a mídia social em suas vidas pessoais, deve fornecer aos funcionários informações sobre o que eles podem ou não dizer sobre sua empresa em seus sites pessoais.
Algumas organizações - incluindo organizações militares e de saúde - desejarão seja muito específico sobre o que os funcionários não têm permissão para compartilhar online.
Por exemplo, segredos comerciais, informações de clientes e até mesmo a localização de funcionários podem ser mantidos estritamente confidenciais. Outras organizações vão querer incentive os funcionários a agirem como embaixadores da marca. Alguns chegam a fornecer orientações sobre como falar sobre a empresa online. No entanto, você gostaria que seus funcionários discuta (ou não) sua empresa online, dê orientação a eles.
Duas palavras de cautela: 1) É perigoso exigir que os funcionários usem suas próprias contas pessoais de mídia social para se conectar com sua empresa online. Eles podem decidir fazer isso, mas deixe que seja sua escolha. A última coisa que qualquer gerente deseja é aprender mais sobre a vida privada de um funcionário do que ele precisa saber. 2) Antes de redigir a política, releia a dica nº 3 e o memorando do National Labor Relations Review Board. Isso pode lhe poupar muitas dores de cabeça no futuro.
Nº 8: Enfatize a educação
As fronteiras entre nossas vidas pessoais e profissionais estão se confundindo. A maioria dos funcionários não percebeu totalmente os desafios que podem surgir como resultado da diminuição da privacidade. O velho ditado era, "O que acontece em Vegas, fica em Vegas." Hoje, uma declaração mais precisa é, “O que acontece em Vegas, fica no Facebook.”
Ao ler os processos judiciais que saem sobre as redes sociais, parece-me que muitos dos casos surgem por ignorância, não por malícia, por parte do funcionário. Muitos funcionários não pensaram totalmente nas consequências de seu comportamento cibernético. Ao fornecer educação sobre segurança cibernética a seus funcionários, os empregadores estão evitando problemas antes que eles comecem.
Assim como você tem duas políticas, uma para atividades relacionadas ao trabalho e outra para funcionários que usam mídias sociais em sua vida pessoal, a educação dos funcionários também pode seguir dois caminhos:
- Fornece treinamento relacionado ao trabalho para funcionários envolvidos nas redes sociais em nome da organização. O treinamento contínuo e regular ajuda a manter a sua organização atualizada e dá aos funcionários a oportunidade de interagir com outras pessoas no campo.
- Eduque toda a equipe sobre segurança na Internet. Essa educação pode incluir como nos proteger de crimes cibernéticos e como estabelecer e proteger nossa reputação online.
Quando se trata de cibercomportamento responsável, os empregadores têm uma oportunidade única de educar, em vez de exigir. Esse compromisso demonstra respeito pelos colaboradores. Os funcionários se sentem valorizados, confiáveis e inspirados. Todos se beneficiam.
Nº 9: Peça a um advogado para revisar a política
O aconselhamento jurídico é fundamental. É fácil errar, especialmente nas áreas de relações de trabalho. Assegure-se de que você pergunte a um advogado que tenha experiência na área - seu amigo advogado fiscal não será de muita ajuda.
A revisão legal pode ser cara; no entanto, um processo seria exponencialmente mais caro.
# 10: Não deixe acumular poeira
O ciberambiente muda freqüentemente. As políticas de mídia social devem ser revisadas pelo menos a cada seis meses. Deixe que todos na equipe revisem a política separadamente e depois juntos.
Pergunte a si mesmo, isso ainda é relevante? Isso nos ajuda a fazer nosso trabalho? Como o ambiente da mídia social mudou recentemente? Há alguma atualização legal aplicável?
As políticas de mídia social não são a parte mais emocionante da mídia social; no entanto, se forem bem desenvolvidos, podem apoiar, capacitar e envolver a equipe, enquanto eles, por sua vez, envolvem seus clientes.
Quais são seus pensamentos? Qual é o seu melhor conselho para uma empresa que está escrevendo uma política de mídia social? Por favor, deixe suas perguntas e comentários na caixa abaixo.