Regras simples de e-mail do Microsoft Outlook que você apreciará

Como

PorSandy Writtenhouse

Última atualização em6 de outubro de 2020

Microsoft Outlook tem tantos recursos incríveis quanto úteis para escrever e-mails e organizar sua caixa de entrada. Por exemplo, você pode faça e-mails importantes se destacarem e criar respostas automáticas como quando você está fora do escritório.

Outro ótimo recurso é a capacidade de configurar regras. Você pode aplicar regras aos e-mails recebidos e enviados que o ajudam a se organizar, acompanhar ou manter-se atualizado com suas mensagens. E tudo é feito automaticamente após a configuração inicial. Aqui estão algumas regras comuns do Outlook que você apreciará porque economizarão muito tempo.

Configurando regras no Outlook

Para cada uma das regras abaixo, você começará no mesmo lugar. Portanto, se você planeja configurar uma ou várias regras, ou editar regras no futuro, veja como navegar para a área de Regras no Outlook.

1. Clique Arquivo do menu.
2. Se ainda não estiver selecionado, clique no Informações guia à esquerda.
3. Role para baixo na parte principal da página e clique em Gerenciar regras e alertas.
4. Clique no Regras de Email guia na parte superior da janela pop-up.
5. Selecione a conta de e-mail para a qual deseja configurar a regra na caixa suspensa se tiver mais de uma.

Clique Nova regra para abrir o Assistente de regras. Esta ferramenta o orienta em cada etapa para configurar sua regra. E oferece algumas das regras mais comuns, juntamente com opções para regras em branco que você cria do zero. Lembre-se de que, mesmo se você escolher uma regra básica para começar, como faremos a seguir, poderá personalizá-la para atender às suas necessidades.

Depois de configurar uma nova regra, você pode voltar para esta mesma área para editar, excluir, executar ou exportar regras.

Mover e-mails de pessoas

Digamos que você tenha pastas configuradas para pessoas no trabalho, como clientes, ou em casa, como família. Você pode fazer com que os e-mails de certas pessoas sejam movidos automaticamente para a pasta certa. Para nosso exemplo, você pode mover e-mails de seus pais, filhos e irmãos direto para uma pasta Família.

1. Na parte superior do Assistente de Regras, selecione Mova mensagens de alguém para uma pasta.
2. Clique Próximo.
3. Na etapa 1 do Assistente de regras: você verá todas as condições disponíveis que podem ser aplicadas aos e-mails que deseja mover, além de serem de uma determinada pessoa. Quando você marca cada um que deseja usar, ele será preenchido na Etapa 2 do Assistente de regras. Para nosso exemplo, vamos deixar a primeira caixa marcada para de pessoas ou grupo público.
4. Na Etapa 2 do Assistente de Regras: Clique pessoas ou grupo público para selecionar as pessoas de sua família.
5. Selecione seus contatos na lista, insira um novo e-mail ou use a Localização Avançada. Depois de selecionar o primeiro, clique em A partir de na parte inferior para adicioná-los. Você pode continuar a adicionar todas as pessoas a esta regra da mesma maneira.
6. Clique Está bem. Você verá esses contatos na área da Etapa 2 do Assistente de regras.
7. Na Etapa 2 do Assistente de Regras: Clique Especificadas para escolher a pasta e clicar Está bem. Agora você verá essa pasta na Etapa 2.
8. A próxima tela é muito semelhante à anterior no Assistente de regras, mas permite que você selecione mais ações, se desejar.
9. Clique Próximo.
   
10. Na próxima tela, você pode configurar Exceções à sua regra. Isso é útil se você deseja excluir e-mails da regra se atenderem a certas condições. Marque qualquer um que você deseja aplicar.
11. Clique Próximo.
12. Dê um nome à sua regra, marque as opções de configuração que deseja aplicar, revise a descrição da regra e clique em Terminar. Se precisar fazer alterações, você pode usar o Costas botão na parte inferior para revisitar qualquer tela.
13. Você estará de volta à janela Regras e Alertas. Clique Aplique e depois Está bem sair.

Dica para economizar tempo: Conforme você avança no processo de criação de sua regra, pode clicar no Terminar botão em vez de Próximo a qualquer momento. Portanto, se você não planeja adicionar mais ações ou incluir exceções, pode pular essas telas completamente.

Mova e-mails com palavras específicas

Talvez você tenha uma pasta para e-mails relacionados a viagens, vendas em lojas ou projetos no trabalho. E esses e-mails vêm de várias pessoas e empresas. Você pode mover e-mails com base em palavras específicas no assunto, corpo ou uma combinação de ambos.

1. Na parte superior do Assistente de Regras, selecione Mova mensagens com palavras específicas no assunto para uma pasta.
2. Clique Próximo.
3. No Assistente de regras, etapa 1: Verifique todas as condições a serem aplicadas aos emails que deseja mover. Por exemplo, você pode querer que as palavras apareçam no assunto e o corpo em vez de apenas o sujeito.
4. Na Etapa 2 do Assistente de Regras: Clique palavras específicas para inserir cada um na caixa e clicar Adicionar. Quando sua lista estiver completa, clique em Está bem.
5. Na Etapa 2 do Assistente de Regras: Clique Especificadas para escolher a pasta e clicar Está bem.
6. Se desejar adicionar mais ações, exceções ou verificar as opções de configuração, você pode continuar em cada tela clicando em Próximo. Alternativamente, clique em Terminar e sua regra estará pronta para ser usada.

Dica para economizar tempo: Se você clicar Terminar a qualquer momento, você não verá a tela para dar um nome à regra, mas pode fazer isso na tela Regras e alertas. Selecione a regra, clique Regra de mudançae escolha Renomear regra.

Sinalizar e-mails para acompanhamento

Se você usa o Outlook para negócios, provavelmente tem e-mails que exigem um acompanhamento. Seja de seu chefe ou de um cliente, você pode configurar essa regra facilmente.

1. Na parte superior do Assistente de Regras, selecione Sinalizar mensagens de alguém para acompanhamento.
2. Clique Próximo.
3. Na etapa 1 do Assistente de regras: verifique todas as condições adicionais a serem aplicadas aos emails que você deseja sinalizar. Aqui, vamos marcar de pessoas ou grupo público.
4. Na Etapa 2 do Assistente de Regras: Clique pessoas ou grupo público para selecionar as pessoas.
5. Na Etapa 2 do Assistente de Regras: Clique acompanhe neste momento, faça suas seleções no Sinalizar para e Para caixas suspensas e clique em Está bem.
6. Se desejar adicionar mais ações, exceções ou opções, você pode continuar em cada tela clicando em Próximo. Se não, clique Terminar.

Toque um som ao receber um determinado e-mail

Mais uma regra do Outlook que é muito útil é para reproduzir um som. Isso aciona um determinado alerta sonoro quando você recebe um e-mail de uma determinada pessoa, com uma palavra específica marcada como importante e muitas outras situações. Vamos configurar isso para tocar um som para mensagens marcadas como importantes.

1. Na parte superior do Assistente de Regras, selecione Tocar um som quando recebo mensagens de alguém.
2. Clique Próximo.
3. Na etapa 1 do Assistente de regras: verifique todas as condições adicionais a serem aplicadas aos emails que você deseja sinalizar. Para nosso exemplo, vamos verificar marcado como importância.
4. Na Etapa 2 do Assistente de Regras: Clique importância para selecionar o nível de prioridade e clicar Está bem.
5. Na Etapa 2 do Assistente de Regras: Clique um som para localizar o som e clicar Abrir.
6. Clique Próximo para adicionar mais ações ou exceções. Ou clique Terminar para embrulhar.

As regras do Outlook podem economizar seu tempo

Em vez de mover e-mails ou sinalizá-los manualmente, e para garantir que você seja alertado sobre certas mensagens, essas regras do Outlook podem economizar seu tempo e mantê-lo atualizado. Quais você planeja configurar?

Para mais informações, dê uma olhada em como BCC automaticamente para você ou outros em e-mails que você envia usando uma regra do Outlook.

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