Como configurar e gerenciar o arquivo automático no Microsoft Outlook

Como

PorSandy Writtenhouse

Última atualização em30 de agosto de 2021

Se você quiser limpe suas pastas e caixa de entrada mas não quer perder tempo fazendo isso manualmente, considere usar o recurso AutoArquivar no Microsoft Outlook. Usando o AutoArquivar, você pode guardar e-mails e itens mais antigos de que não precisa mais, mas não necessariamente deseja excluir.

Você pode decidir quando arquivar seus itens, quais arquivar e para onde devem ser enviados. Com a configuração abrangente do AutoArquivar para Outlook, você pode configurar o AutoArquivar para pastas específicas ou remover completamente as pastas do processo de arquivamento.

Vamos examinar suas opções para configurar e gerenciar o recurso AutoArquivar no Outlook.

Configurar AutoArquivar no Outlook

Para configurar uma programação e selecionar os itens e locais para AutoArquivar no Outlook, siga estas etapas.

1. Abra o Outlook no Windows e clique em Arquivo > Opções.
2. Selecione Avançado à esquerda.
3. Clique no Configurações de AutoArquivar botão à direita.

Quando a janela AutoArquivar abrir, marque a caixa na parte superior para Executar AutoArquivar a cada X dias e escolha o número de dias. Opcionalmente, você pode marcar a próxima caixa para ser notificado antes que o AutoArquivar seja executado.

Em seguida, decida como gerenciar itens durante o AutoArquivar. Você pode excluir itens expirados em pastas de e-mail, arquivar ou excluir itens antigos e mostrar a pasta de arquivamento em sua lista de pastas. Se decidir mostrar essa pasta, você poderá acessar um item arquivado, se necessário, rapidamente.

Agora você escolherá a idade dos itens que deseja incluir. Insira um número e escolha Meses, Semanas ou Dias.

Finalmente, escolha para onde enviar os itens arquivados. Você pode procurar uma pasta ou excluí-los permanentemente, se preferir.

Se desejar aplicar essas configurações de AutoArquivar a todas as pastas do Outlook, clique no botão para fazer isso. E, se tiver terminado, clique em OK para aplicar as configurações.

Observação: Quando você tem mais de uma conta de e-mail configurada no Outlook, as configurações acima se aplicam a todas as contas. Se isso for uma preocupação, você pode definir as configurações de AutoArquivar para pastas específicas, que explicaremos a seguir.

Configurar AutoArquivar para uma Pasta

Você pode usar diferentes configurações de idade e local para pastas específicas ou excluir completamente certas pastas do processo de AutoArquivar.

1. Selecione uma pasta para a qual deseja ajustar as configurações, clique com o botão direito e escolha Propriedades.
2. Abra o AutoArquivar aba.
3. Escolha não arquivar itens na pasta, usar as configurações de arquivamento padrão ou arquivar os itens da pasta com configurações alternativas que você possa definir.
   • Se você escolher a última opção, selecione a idade dos itens. Em seguida, escolha o local para os itens arquivados ou se preferir excluí-los permanentemente.
4. Clique Aplicar e então OK.

Executar um AutoArquivar fora de uma programação

Se chegar um momento em que você deseja executar o processo de AutoArquivar fora do período de tempo configurado, você também pode fazer isso.

Clique Arquivo e selecione Ferramentas > Limpeza da caixa de correio.

Aperte o botão para AutoArquivar.

AutoArquivar para um Outlook mais limpo

AutoArquivar é um recurso útil e benéfico para aproveitar as vantagens do Outlook. Você pode manter sua caixa de entrada e suas pastas mais limpas, removendo itens antigos. Se você estiver usando uma versão mais antiga, como Outlook 2010 ou Outlook 2013, verifique nosso como para usando AutoArquivar nessas versões.

E para trabalhar no armazenamento de sua caixa de correio, dê uma olhada em como gerenciar o tamanho da sua caixa de correio do Outlook.

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