Os 5 erros de estratégia de backup que você já fez

Embora a maioria de nós conheça as importância de um bom backup solução para evitar a perda de dados, nem todos os nossos backups são confiáveis. Claro, configuramos em algum momento. O problema é que a abordagem "configure e esqueça" geralmente leva à perda de dados. Mas um pouco de planejamento e teste pode ajudar a identificar problemas de backup antes que seja tarde demais.

1. Senhas e backups protegidos bloqueados para sempre

Um backup é outra cópia dos seus dados por definição. Para manter esses dados em segurança, especialmente quando estão online, você precisa de uma senha. De preferência, essa senha é exclusiva, assim você fica protegido quando os bancos de dados são invadidos. Você pode até ter a autenticação de dois fatores (2FA) ativada (eu a configurei na minha).

Quando você restaurar seus dados, lembrará dessa senha? Se você o configurou há muito tempo e não o gravou, seu backup não será muito bom. Um bom exemplo desse problema é o backup do Time Machine da Apple. Se o seu disco rígido estiver criptografado, o Time Machine provavelmente está criptografado. A Apple armazena todas essas senhas no seu chaveiro. Se o seu disco rígido morrer, você perderá esse chaveiro. Então, quando você tentar acessar seus dados de backup, precisará da senha que você confiou no seu Mac para lembrar. Muitos softwares de terceiros funcionam da mesma maneira.

Esperar! Se for um backup on-line, tudo o que você precisa fazer é dizer que você esqueceu sua senha e eles enviarão o link por e-mail, certo? Isso funcionará, a menos que você tenha alterado seu endereço de e-mail desde a configuração. Eu vejo isso o tempo todo. Esse endereço de e-mail antigo poderia estar com um empregador, escola ou ISP. Com todos os hacks de e-mail, você pode até ter sido bloqueado para esse endereço. Adivinha? Você também está bloqueado dos seus backups.

Solução

Mantenha sua senha de backup e informações da conta atualizadas. Armazene sua senha em um local seguro, às vezes literalmente. Eu mantenho o meu em um cofre à prova de fogo. Se for um backup online, faça login e verifique se suas informações estão atualizadas. Enquanto você estiver lá, verifique se eles oferecem 2FA e ative-o.

2. Sua conta de backup expirou

Quando você configurou seu backup, tudo estava funcionando muito bem. Você anotou sua senha e se esquivou dessa pegada acima. Você pode até testá-lo para garantir que funcione - pelo menos na primeira vez.

Avanço rápido de hoje e você não sabia que o software incluído era um teste limitado. Opa Esse backup parou de funcionar meses ou anos atrás. O aplicativo pode ter lhe dado uma notificação na bandeja do sistema. Você prometeu a si mesmo que conseguiria, mas nunca conseguiu.

Ou, digamos, é um serviço de backup on-line e você o configurou para renovação automática no seu cartão de crédito. Mas seu cartão de crédito expirou e você esqueceu de atualizá-lo com a empresa de backup. Alguém atualiza proativamente essas coisas? A empresa on-line provavelmente lhe enviou um e-mail várias vezes. Ele acabou no seu filtro de spam ou foi perdido juntamente com todos os emails de marketing (é por isso que eu prefiro faturamento de papel). Isso aconteceu comigo recentemente. Eu estava procurando um e-mail e percebi que havia sido avisado sobre um cartão de crédito vencido. Perdi. Enquanto eu não tive perda de dados durante o período sabático, outros não tiveram a mesma sorte

Solução

Se você instalou o software de backup, leia os termos com atenção. Às vezes, o software é apenas um teste limitado. Se for um teste, compre o software ou não o instale. Comprometa-se com uma solução de backup e mantenha-a Se você estiver usando um serviço de backup online, essa é a conta a ser atualizada quando você receber um novo cartão. Também lembrarei quando estiver pronto para renovação. É aí que começo a procurar também ofertas de renovação. Coloque-o no seu calendário ou use um aplicativo como Bobby para ajudar a lembrá-lo.

3. Você não está fazendo o backup das coisas certas

Seus backups não expiram e você pode entrar neles, mas essas não são as únicas configurações a serem consideradas. Para economizar espaço e largura de banda, sua solução de backup pode não lidar com tudo. Por exemplo, ele pode excluir arquivos grandes ou unidades externas.

Um ótimo exemplo desse problema é a tendência do Quickbooks de armazenar seus arquivos de dados na pasta Pública em um PC. O software de backup típico faz backup da pasta do usuário e perde as áreas públicas. Outro exemplo são as preferências do programa. Eles são armazenados diretamente no diretório do sistema ou no aplicativo - ambos são ignorados pelas configurações padrão dos programas de backup.

Se você estiver usando um software de clonagem em um PC ou Mac, você provavelmente está bem. Esse problema se apresenta com mais freqüência com soluções de backup online. Mesmo se você tentar marcar essas pastas, alguns serviços online simplesmente não o farão. Esse é um motivo para ter um backup clonado local e um backup online.

Solução

Acesse as configurações do seu software de backup e revise o que está fazendo o backup. Revise o que está nas pastas que não está fazendo backup e veja se há algo importante. Também não faça disso uma coisa única. Faça uma auditoria consistente do que incluem seus backups online ou locais. Falaremos sobre testes mais tarde, mas parte dos testes é ver se o seu software mudou alguma coisa. Quando meu software online foi atualizado e eu reinstalei, minhas configurações foram redefinidas. Até o teste, eu não percebi que estava excluindo arquivos .iso e .dmg. Para a maioria das pessoas, isso não é um problema. Eu tenho uma vasta biblioteca de software arquivada para teste, por isso preciso desses arquivos. Eles são os mais difíceis de encontrar caso ocorra um desastre. Você ficará surpreso com o quão difícil é encontrar o Windows for Workgroups 3.11.

4. Você não percebe os limites da sua solução de backup

O objetivo de um programa de backup é proteger suas coisas. Suas coisas são as que você cria. A menos que você trabalhe na Microsoft ou Apple, você não criou seu sistema operacional. Mas, em muitos casos, você também deseja que esse sistema operacional seja copiado. Ou, pelo menos, você deseja ter a capacidade de instalar legalmente seu sistema operacional e todos os seus aplicativos novamente. Em um desastre, você receberá um novo computador ou reinstalará o sistema operacional.

A maioria das pessoas resolve esse problema usando um sistema de backup clonado. Um backup clonado completo inclui o sistema operacional e todos os seus programas instalados. A maioria das outras soluções apenas faz backup de seus dados - o material você fez. Coisas como fotos e documentos.

Mas, mesmo que você tenha uma solução clonada, os programas podem detectar alterações no sistema operacional ou no hardware e solicitar um número de série ou senha. Essa verificação é uma forma de proteção contra cópia. O que impediria você de clonar sua instalação cara de software em vários computadores? Se o seu disco rígido morrer, você receberá um novo ou um novo computador. Qualquer cenário pode acionar uma verificação.

O backup de instaladores e programas aumenta o tamanho do seu conjunto de backups, o que gera outra limitação de backup: quanto tempo leva para restaurar seus dados. Um problema com as soluções online é o tempo que leva para baixar uma restauração completa. Primeiro, a empresa on-line precisa preparar sua restauração. Quanto mais dados, mais tempo leva. Recentemente, fiz alguns testes (veja abaixo sobre testes), e meu arquivo de 100 gb levou cerca de 6 horas para que eles rodassem. Depois, levou um dia ou mais para fazer o download. Se eu precisasse que essas coisas começassem a funcionar, isso seria um atraso inaceitável. Algumas empresas, como Backblaze e CrashPlan, fornecerão os dados da noite para o dia a um preço elevado.

Solução

Primeiro, acompanhe os números de série de todos os seus programas. Eu mantenho o meu 1Password, mas mesmo uma planilha simples seria suficiente. Essa planilha pode estar na sua pasta de dados com a sua solução de backup. Nos dois casos, grave a localização do software. Às vezes, você precisará reinstalá-lo. Se o software estiver on-line, você precisará de suas senhas. Se você esquecer essas senhas, poderá estar no mesmo dilema que o primeiro problema. As redefinições de senha funcionam apenas se você se lembrar e tiver acesso a suas contas de e-mail antigas. Eu mantenho imagens .iso e .dmg de todos os meus instaladores. Na pasta ou nos comentários do arquivo está o número de série para reinstalá-lo. É feito backup dessas pastas, a menos que eu perca os padrões como no exemplo anterior que dei.

Se você não estiver clonando sua unidade, verifique se possui instaladores para todo o seu software. Você precisará de cópias físicas ou imagens eletrônicas. Junto com essas, há uma maneira de reinstalar o sistema operacional. Abordamos maneiras de baixar uma imagem de Windows 10 e versão mais antiga do janelas assim como Mac OS.

Se você estiver usando um sistema de backup online, considere um backup clonado local na ocasião. Então você só precisa baixar os arquivos alterados.

5. O erro imperdoável: não testando seus backups

Todos esses exemplos levam à importância dos testes. Se você testar seus backups regularmente, evitará todos esses problemas. Você saberá o que está fazendo backup e como acessá-lo. Você encontrará todos os problemas com senhas, padrões e limitações ao fazer um teste. Eu gosto de fazer testes quando os relógios mudam. Você verifica seus detectores de fumaça naquele momento. Os detectores de fumaça protegem sua casa da queima no chão. Os backups impedem que seus dados sejam gravados no chão ou, no mínimo, desapareçam.

Solução

Crie uma lista de verificação dos seus itens mais importantes. É o que você paga às empresas de recuperação de dados em milhares de dólares para voltar. Para mim, essas seriam minhas fotos e meu arquivo Quickbooks. Não posso testar a restauração de todas as minhas fotos, mas posso fazer uma amostra aleatória de fotos. Normalmente escolho algumas dúzias e as restauro. Penso que, se algumas fotos foram tiradas, o backup recebeu todas. Esse teste é o momento em que também faço uma imagem clonada completa da minha unidade. Dessa forma, em um desastre, estou em pleno funcionamento. Verifico o meu 1Password e certifico-me dos números de série e links do meu software para fazer o download do software. Tempo total: 15 minutos.

Não vale 15 minutos para salvar os dados de anos ou décadas? Você pode estar perdendo uma hora para o horário de verão. Isso é uma dor. Imagine o tempo todo que você perderá sem um backup confiável.

Tem uma história de horror sobre estratégia de backup? Compartilhe nos comentários e ajude outras pessoas a evitar o mesmo erro!