Como configurar e gerenciar o arquivamento automático no Outlook 2010

Como

PorAustin

Última atualização em20 de agosto de 2021

Desde o início do Outlook, a Microsoft sempre incluiu o Arquivo e AutoArquivar recursos, e o Outlook 2010 não é exceção. O recurso AutoArquivar move ou exclui automaticamente os e-mails mais antigos de sua caixa de correio principal para um arquivo de dados de arquivo armazenado em seu disco rígido local. Esses arquivos são chamados de arquivos .PST. No passado, quando Os arquivos .PST do Outlook tinham um limite de 2 GIG, o recurso Arquivar era muito mais importante, pois arquivava e-mails mais antigos de seu arquivo .PST primário e em um arquivo Archive.pst. Dito isto, embora os arquivos .PST no Outlook 2010 tenham um limite de 20 Gig, ainda é uma boa ideia permitir que ele gerencie seu e-mail mais antigo para manter seus arquivos .PST pequenos e o desempenho do sistema alto.

O que o recurso AutoArquivar faz?

O AutoArquivar reduz o tamanho da caixa de correio excluindo ou movendo itens antigos para um arquivo de dados de arquivo ou .PST. O processo funciona praticamente da mesma forma se você estiver usando o Microsoft Exchange no trabalho ou IMAP ou POP de uma configuração doméstica ou de uma pequena empresa. É basicamente como tirar algumas pilhas de papel da sua mesa e colocá-las em um arquivo organizado de acesso rápido ou arquivo .PST, como mencionado acima. Este processo é diferente de exportar de duas maneiras. A exportação permitirá que você mova os e-mails para vários formatos externos diferentes, enquanto o Arquivamento permite apenas mover os e-mails mais antigos para um arquivo .pst ou excluir o e-mail completamente. O arquivamento também permite acesso mais fácil a emails antigos, pois há uma guia no painel de navegação do Outlook. Claro, você também pode configurar o AutoArquivar para excluir seus e-mails antigos também.

Como habilitar o arquivamento automático padrão para todas as pastas do Outlook 2010

1. No Microsoft Outlook e clique no botão Arquivo menu e selecione Opções.

2. No menu Opções, clique no botão Avançado guia e, em seguida, clique no Configurações de arquivamento automático botão.

3. Clique na caixa de seleção para Execute o AutoArquivar a cada [14] dias. A partir daqui, você pode personalizar ainda mais as configurações de AutoArquivar para o Outlook 2010; no entanto, por padrão, uma vez ativado, o AutoArchive moverá (não excluirá) todos os emails com mais de seis meses para um arquivo Archive.pst. Eu sugiro que você mantenha o Avisar antes da execução do AutoArchive marcada para que você seja alertado sempre que ocorrer um arquivamento. Você ficaria surpreso com a frequência com que as pessoas me perguntam sobre mensagens perdidas. Normalmente é uma função de AutoArquivar. Depois de ter as configurações onde você gosta, clique em Aplique essas configurações a todas as pastas agora.

Se você seguiu as etapas acima, o AutoArquivar habilita todas as suas mensagens do Outlook. Se houver uma pasta que você deseja excluir do AutoArquivar, ou se quiser que ela seja aplicada apenas a algumas pastas, também podemos fazer isso. O Outlook 2010 permite que você personalize as configurações de AutoArquivar para cada pasta; aqui está como.

Alterar configurações de arquivamento automático para pastas únicas do Outlook 2010

4. No Outlook, procure no painel de navegação do lado esquerdo. A partir daí, clique com o botão direito do mouse em qualquer pasta e selecione Propriedades para definir sua política de AutoArquivar.

5. Na janela Propriedades da caixa de entrada que aparece, clique no AutoArquivar aba. Aqui você pode personalizar as configurações de AutoArquivar para esta pasta ou até mesmo desativá-lo completamente.

Tudo bem, agora sabemos como AutoArquivar pastas individuais. Mas e se você não quiser usar o AutoArquivar? Se você não é fã do recurso automático, ainda pode usar o arquivamento usando o processo manual.

Como arquivar itens manualmente

6. No Outlook, clique no Arquivo> Informações guia do menu e selecione Ferramentas de limpeza > Arquivo.

7. Na caixa de diálogo Arquivo que aparece, selecione quais Pastas você quer Arquivo. Esse processo é quase o mesmo que o AutoArchive, exceto que é um negócio único. Algo diferente é que você pode até substituir a propriedade “Não AutoArquivar” se você aplicou isso a algumas pastas, mas isso é opcional.

Onde estão localizados os itens arquivados do Outlook?

8. No Outlook, você pode acessar itens arquivados da pasta Arquivo no painel de navegação de email do lado esquerdo.

9. Você também pode acessar arquivos do Outlook .PST arquivo onde eles armazenam. Você pode chegar clicando no botão Arquivo > Abrir guia do menu e selecione Abrir arquivo de dados do Outlook.

10. Por padrão, o local do arquivo .pst do arquivo do Outlook é:

Arquivos do Outlook %UserProfile%Documents

Se você nunca usou o Arquivamento no Outlook antes, experimente. Com certeza, ajudará a manter as coisas limpas e a remover itens de e-mail antigos e não utilizados de sua caixa de correio principal/arquivo .PST. Também é uma boa maneira de manter o tamanho do arquivo .PST sob controle. E isso ajudará no desempenho do sistema!

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