O que são arquivos PST do Outlook e por que usá-los… ou não?

Explicador

PorSteve Krause

Última atualização em27 de outubro de 2021

Quase todo mundo com quem falo no trabalho reclama do tamanho de sua conta de e-mail corporativa. Normalmente não é um problema (mas as pessoas ainda reclamam) porque quando uma caixa de correio se aproxima do seu limite, a maioria servidores de e-mail (como o Microsoft Exchange) avisarão o usuário para que ele possa limpar a caixa de correio antes do servidor impõe seus limites de tamanho restringindo o envio/recebimento do servidor.

Agora, isso é tudo bem e legal ATÉ... você sair de férias por alguns dias, aqueles avisos de tamanho de e-mail vêm e vão, e então bam! Sua caixa de correio está cheia e você não pode mais enviar/receber o e-mail do seu celular ou mesmo do OWA (Outlook Web Access). Recebi a ligação um milhão de vezes. Meu iPhone não pode enviar e-mails, socorro!

• Então o que fazer?
• Existe uma solução para essas caixas de correio de tamanho insuficiente?
• O que devo fazer antes de sair de férias?

Agora eu apresento a você o infame (de acordo com a TI) arquivo PST do Outlook.

O que são arquivos .PST do Outlook?

• Arquivos de dados do Outlook ou arquivos .PST do Microsoft Outlook (como são mais conhecidos) podem ser criados usando Microsoft Outlook para mover ou copiar e-mails e anexos de sua conta de caixa de correio do servidor para sua conta local computador. Essencialmente, é um arquivo local ou arquivo de armazenamento que você cria para armazenar e-mails e anexos no disco rígido, unidade USB ou compartilhamento de servidor do seu computador (dependendo de onde você o cria e armazena).

Quanto você pode armazenar em arquivos .PST do Outlook?

• Antes do Outlook 2003/2007, os arquivos .PST podiam armazenar apenas 2 Gigabytes de e-mail e anexos. Com o Outlook 2003 e o Outlook 2007, o formato mudou permitindo que os arquivos .PST cresçam conforme necessário para mais de 20 Gigabytes de tamanho, a menos que o padrão configuração é modificada.
• Honestamente, não deixe que eles ganhem 20 Gigs. É um Muito de melhor idéia manter seus arquivos .PST não maiores do que alguns shows. Se você precisar de mais espaço de armazenamento, crie um novo arquivo .PST em vez de criar enorme Arquivos .PST. Quanto maiores os arquivos .PST, maior a chance de corrupção e perda de dados (além disso, mais difícil será fazer backup dos bad boys.) Você pode anexar quantos .PST arquivos para o seu cliente Outlook conforme você precisa, então apenas separe seu e-mail logicamente em vários arquivos .PST se você precisar armazenar mais do que alguns GIGs antigos o email.
• DICA – Se você estiver usando arquivos .PST para arquivar e-mails antigos, compacte-os depois de copiar todos os dados antigos neles. O e-mail geralmente é apenas texto, por isso é muito bem compactado.

Como posso criar arquivos .PST do Outlook?

• É FÁCIL, aqui estão alguns guias para Outlook 2007, 2013, e 2016.

Por que usar/criar arquivos .PST? Benefícios?

Tamanho da caixa de correio

• Lembra-se do primeiro parágrafo deste artigo? A maioria dos administradores de email limita o tamanho das caixas de correio corporativas. Quanto maior a caixa de correio, mais espaço em disco eles precisam, mais eles precisam fazer backup E mais TEMPO eles precisam para realizar esses backups.
• Se você é um e-mail packrat (como eu), uma caixa de correio de 200 Megabytes simplesmente não será suficiente. É aí que entram os arquivos .PST. Basta criar um arquivo .PST e arrastar e soltar seu e-mail nele. Eles funcionam como uma pasta de caixa de correio normal no Outlook. Arraste e Solte. É simples! Fórum>.
• As versões mais recentes do Windows Search indexam sua caixa de correio E todos os arquivos .PST locais (configuráveis) que permitem acesso quase instantâneo a todos os e-mails por meio dos recursos de pesquisa integrados ao Microsoft Panorama.

Backup e recuperação de desastres

• Se você não tem (ou confia) em um administrador de e-mail que faça backups regulares do seu servidor de e-mail, então copie seu e-mail (sim, você não precisa MOVE email para arquivos .PST, você também pode copiá-lo) para um arquivo .PST local é um método rápido e fácil de garantir que seu email seja recuperável em um servidor DR cenário.

Portabilidade

• Os arquivos .PST tornam o e-mail portátil. Por exemplo, digamos que você queira mover emails de uma caixa de correio para outra. Por exemplo, talvez você esteja mudando de emprego e queira trazer algum e-mail antigo. Ou talvez você esteja mudando de provedor de hospedagem. OU talvez você queira copiar seu e-mail pessoal e de trabalho para um arquivo .PST, mantê-lo em uma pequena unidade USB e mantê-lo sempre com você. Como eu disse, os arquivos .PST mantêm o correio muito portátil. E sim, uma conta do GMAIL também, mas este artigo não é sobre o GMAIL :)

Segurança

• Você sabia que é quase impossível rastrear/auditar se o seu pessoal/departamento de TI está lendo seu e-mail? Mover e-mail “Sensível” ou “Confidencial” do E-mail / Exchange Server para um arquivo .PST local adiciona uma camada de segurança.
• Observação: A maioria dos departamentos de TI tem a capacidade de pegar seus arquivos .PST sem que você saiba diretamente do seu disco rígido no trabalho. Por isso, é essencial aplicar segurança adicional no disco rígido do seu computador. Vou escrever um artigo sobre este assunto em breve, mas por enquanto, dê uma olhada em isto artigo. É um pouco “GEEKY”, então vou acompanhar em breve com um artigo que explica algumas opções para proteger arquivos .PST.

Quais são as desvantagens de usar arquivos .PST?

Acesso remoto

• Uma vez que o correio mudou-se em um arquivo .PST, ele não estará mais disponível no servidor usando aplicativos de acesso remoto como OWA ou telefones celulares que SYNC com sua caixa de correio. Para acessar o e-mail nos arquivos .PST, você precisará usar um cliente Microsoft Outlook completo. Uma pequena unidade USB pode ajudar nessas situações. No entanto, ainda não é tão conveniente quanto deixar o e-mail no servidor.

As pessoas não vão gostar de você, e é possível que você perca seu emprego

• Arquivos .PST ao longo do tempo (dependendo de quantos e-mails você recebe/mantém) podem ocupar MUITO espaço no seu computador local ou em um compartilhamento de servidor, dependendo de onde você os armazena. Os caras de TI odeiam qualquer coisa que os faça trabalhar em qualquer coisa, a menos que esteja construindo seu currículo, então colocar muitos dados em algum lugar que exigirá que eles comprem mais espaço em disco os incomoda.
• O departamento jurídico corporativo e a maioria dos departamentos de gerenciamento de registros não gostam de arquivos .PST, pois permitem que você, o usuário final, ignore ou ignore facilmente as políticas corporativas de retenção/destruição de documentos.
• As equipes de segurança de informações corporativas também não gostam de arquivos .PST porque, se o Departamento Jurídico pedir que recuperar dados para uma ação judicial ou intimação, arquivos .PST podem exasperar o custo e o esforço dos dados recuperação.

Desempenho do sistema e do cérebro

• Quanto mais e-mails você tiver, mais e-mails você e seu computador precisam acompanhar e processar.
• Como mais emails e anexos são indexados pelo Windows Search (ou algum outro indexador de email/sistema), seu índice será maior E suas pesquisas levarão mais tempo.

Espero ter respondido a todas as suas perguntas sobre os arquivos .PST do Microsoft Outlook e abordado alguns prós e contras de alto nível. Mas caso eu tenha perdido alguma coisa, sinta-se à vontade para deixar um comentário ou postar sua pergunta no meu fórum.

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