Como localizar e substituir a formatação no Microsoft Word e Excel

Como

PorRaquel Perez

Última atualização em15 de julho de 2019

Quando se trata de alterar a formatação de um documento do Word ou planilha do Excel, você tem algumas opções. Você pode ir para a guia Design na faixa de opções e fazer alterações que afetam o documento inteiro. Você pode permanecer na guia Página inicial e brincar com fontes e estilos enquanto navega no documento - ou simplesmente clicar com o botão direito do mouse no texto que deseja modificar e exibir os menus Fonte ou Parágrafo. Ou, se você gosta da aparência de um determinado parágrafo, pode usar o Pincel para copiá-lo para os outros.

O primeiro método é automático, mas inflexível. Os outros exigem que você role e faça alterações manualmente. Mas também há um compromisso: você pode usar Localizar e substituir.

Não, não é apenas para encontrar palavras

Você pode saber usar Localizar e substituir quando precisar alterar várias instâncias de qualquer texto, mas a superpotência da ferramenta também se traduz em formatação. Altere a aparência de todo o texto formatado de uma certa maneira ou altere o próprio texto. Você pode até combinar opções e obter resultados super específicos e sofisticados. Dessa forma, você pode manter todas as alterações únicas que tiver feito durante todo o processo, como ter apenas alguns parágrafos em espaço duplo, e ainda aplicar as alterações automaticamente em todos os locais que precisar.

Para começar, basta abra a janela Localizar e substituir, clique Mais para expandir o menu e clique no ícone Formato para visualizar a lista de critérios disponíveis.

Você descobrirá que pode procurar qualquer formatação que apareça no seu documento: fontes, layouts de parágrafos como recuo e alinhamento ou até a maneira como o texto envolve as imagens. Clique no Estilo opção, por exemplo, e você pode alterar cabeçalhos, marcadores e muito mais. Ou escolha Realçar para encontrar todo o texto destacado.

Vamos ilustrar os recursos de alteração de formato de Localizar e substituir com um exemplo direto: alterar algumas fontes.

Localizando e substituindo fontes no Word

Primeiro, você precisa procurar a fonte que deseja alterar. Para fazer isso, clique em Formato > Fonte para abrir a janela Localizar fonte.

Você pode escolher a fonte, a cor, o tamanho e o estilo específicos que procura e depois de clicar em Está bem, suas seleções de formato serão exibidas no campo Localizar o que (a imagem abaixo mostra que queremos encontrar tudo o que é exibido no Rockwell Extra Bold). Para pesquisar apenas por formatação, não digite nada dentro dos campos de pesquisa. deixe-os em branco. Caso contrário, você poderá adicionar algum texto se também estiver procurando conteúdo específico.

Repita o processo para escolher uma fonte de substituição, se desejar. E se você mudar de idéia, verifique se o cursor está posicionado no campo de pesquisa relevante (Encontre o que se você estiver alterando seus critérios de pesquisa ou Substituir com se você estiver alterando a fonte de substituição) e modifique suas opções como antes. Clique Sem formatação Recomeçar.

No exemplo abaixo, Palavra alterou todas as fontes grandes e arrojadas da Rockwell para Arial.

A maioria das outras opções - Parágrafo, Quadro, Estilo - funciona da mesma maneira e, como você pode combiná-las, pode ser bastante criativo. Um truque interessante é procurar palavras e especificar apenas uma fonte no Substituir com campo. Isso modificará a fonte do texto que você pesquisou sem alterar o que diz. Digamos, por exemplo, que você decidiu que um determinado nome de empresa deve ser exibido em negrito em vermelho em todo o documento: insira o nome da empresa em Encontre o que campo e escolha o estilo de fonte Negrito e a cor vermelha da fonte Substituir com campo. Isso também funciona da maneira oposta: pesquise por uma fonte e substitua tudo o que é exibido nessa fonte por palavras diferentes.

Agora vamos tentar isso no Excel.

Localizando e substituindo a formatação no Excel

O Excel tem algumas configurações semelhantes. Clique Opções na janela Localizar e substituir. Então clique Formato para especificar o que você está procurando (e com o qual deseja substituí-lo, se aplicável). Tente clicar Escolha Formatar da célula para escolher uma célula de exemplo da planilha em vez de mexer nas cores e alinhamentos na janela Localizar formato.

Depois de escolher, Excel preencherá uma célula de visualização com suas seleções e você está pronto para começar. Encontre células formatadas como Moeda, por exemplo, e alterne todas para o formato Contabilidade. Encontre células mescladas ou células com estilos de borda específicos e cores de preenchimento. Você pode até procurar células bloqueadas ou ocultas. É fácil substituí-los por qualquer nova formatação que você escolher no Substituir com campo.

Use Localizar e substituir para personalização e conveniência

Com tantas opções de formatação prontamente disponíveis na faixa de opções, Localizar e substituir é uma alternativa raramente usada, embora poderosa. A vantagem desse método sobre o uso das configurações de formato da guia Design é a flexibilidade de escolher opções específicas. elementos e altere apenas esses, em vez de impor um novo estilo a todo o texto do documento indiscriminadamente. E é certamente mais conveniente do que selecionar trechos de texto ou seções de uma planilha com o cursor. Localizar e substituir pode ser útil, então não esqueça que está lá!