O que é o Trello e por que você deve usá-lo para gerenciar seu tempo

Avaliações

PorMark O'Neill

Última atualização em2 de julho de 2018

Se você está envolvido em muitos projetos de trabalho ou se trabalha por conta própria, o gerenciamento de projetos eficaz é muito. Se você não planejar seu tempo e esforço, acabará desperdiçando-o no Facebook e perdendo os prazos como resultado (falo por experiência própria). O setor de ferramentas de gerenciamento de projetos on-line é altamente competitivo, mas o que parece estar ganhando acima de todos os outros é Trello.

O Trello é amado por aqueles obcecados em gerenciar seu tempo e projetos e é fácil entender por que. O Trello não é apenas barato e acessível, mas também extremamente simples de usar. Utilizando uma abordagem altamente visual para gerenciamento de tempo e projeto, você pode mover os cartões para ver rapidamente o que precisa ser feito e quando.

Um olhar mais atento ao Trello

O Trello foi descrito por alguns como "Post-it notes on steroids". Na tela, você faz "listas" como um grande quadro branco na parede. Em cada lista, existem "cartões", como post-its. Em cada cartão há um item de pendência separado.

À medida que avança no item de pendências, você pode usar o mouse para arrastar o cartão de dizer "em andamento" para "finalizado" (ou o que preferir).

Os quatro principais recursos do Trello

Analisaremos cada recurso com mais detalhes em um momento. Mas aqui estão as quatro principais coisas a serem focadas, se você olhar a captura de tela acima.

• Cada cartão pode ser codificado por cores com uma barra. Cada cor pode se referir a um cliente diferente, por exemplo.
• O ícone que mostra o gravatar / foto do usuário mostra quem está participando do cartão. Você pode convidar pessoas para um cartão para que possam deixar comentários e atualizações. Ou se você deseja atribuir a eles essa tarefa. Se uma tarefa for atribuída, uma data de vencimento poderá ser adicionada e um lembrete enviado quando a data de vencimento estiver próxima. Quando o cartão é atualizado, todos os que estão no cartão são notificados.
• O plano de fundo de cada painel do Trello pode ser personalizado. O Trello oferece planos de fundo ou você pode fazer o upload dos seus próprios. Sendo um fanático por Lego, carreguei este. Mas se você é uma empresa, pode personalizar sua placa do Trello com o logotipo da empresa.
• Os cartões podem ser movidos para outros painéis, copiados para outros painéis ou arquivados quando terminados.

Iniciando um novo quadro

O primeiro passo é adicionar um novo quadro. No canto superior direito da tela (depois de fazer login), pressione o botão +. Então escolha “Criar quadro“ na lista suspensa.

Você será solicitado a fornecer ao conselho um nome, um nível de privacidade e um plano de fundo. Se você já criou uma equipe, pode optar por atribuir o quadro a essa equipe.

Uma palavra rápida sobre os níveis de privacidade: Se o quadro for deixado público, será indexado pelos mecanismos de pesquisa e acessado por qualquer pessoa que o encontre no Google. Foi recentemente revelado que os funcionários da Uber estavam usando o Trello para listar senhas confidenciais da empresa, que eram então captadas pelo Google.

Portanto, tenha cuidado e se DEVE usar o Trello para senhas, defina o nível de privacidade como Privado. Embora para senhas, você deva realmente estar usando um gerenciador de senhas.

Adicionando uma nova lista

Depois de ter seu novo quadro, é hora de começar uma nova lista. Você pode fazer da maneira que quiser, mas normalmente faço meus quadros com listas em vários estágios de um processo. então “pendente," “em progresso“ e assim por diante. Ou você pode ter listas de projetos que possuem várias tarefas, como “decorando a casa,” “alcançar a paz mundial ”e “conquistando o espaço sideral.”

Para adicionar uma nova lista, clique em Adicione uma lista.

Em seguida, digite o título dessa lista e salve-o.

Enxágue e repita para outras listas que o quadro precisar (se houver).

Adicionando um novo cartão

Agora é hora de adicionar um novo cartão, e existem vários elementos diferentes em um cartão que o tornam poderoso.

Fazendo um novo cartão

Na lista apropriada, clique em Adicione um cartão.

Agora digite a tarefa que você deseja adicionar. Salve-o clicando no verde Adicionar botão.

Repita como antes para outras tarefas que você precisa adicionar (se houver).

Mas isso é apenas o começo do que você pode adicionar a um cartão e pode ver se clicar nele para abri-lo.

Atribuindo outros usuários

Primeiro, se você criou uma equipe e outras pessoas foram convidadas a acessar o quadro, pode designar alguém para uma tarefa específica. Ou simplesmente identifique-os para que eles entrem na conversa nesse cartão.

Para adicionar alguém ao cartão, basta clicar em Membros e clique no gravatar da pessoa que você deseja adicionar. Da mesma forma, eles podem ser removidos de um cartão clicando no gravatar novamente.

Adicionando notas e anexos

Seja para o benefício de sua própria memória ou para aconselhar outras pessoas, deixar anotações pode ser necessário. Você pode fazer isso na parte superior da nota e também deixar links clicáveis ​​lá.

Abaixo da seção de anotações, há uma área para fazer upload de anexos. Pode ser qualquer coisa, de um documento a um arquivo zip ou a uma imagem. Se for uma imagem, a imagem será exibida no cartão

Adicionando uma data de vencimento

Se uma tarefa tiver um prazo, você poderá atribuir uma data de vencimento. Você receberá lembretes quando a data estiver chegando e quando a data tiver passado.

Adicionando Etiquetas Coloridas

Eu adiciono etiquetas coloridas à minha lista de trabalho para mostrar qual trabalho é devido a quais clientes. Tão vermelho é para o groovyPost, por exemplo.

Você pode editar os rótulos para dizer o que quiser e adicionar quantos quiser a um cartão.

Adicionando Comentários

Se outras pessoas tiverem acesso aos seus cartões, elas começarão a deixar comentários. Você pode usar o @ para marcar pessoas em comentários específicos e elas receberão uma notificação do Trello.

Movendo, Copiando, Assistindo e Arquivando Cartões

Há também outras quatro ações que você pode executar em um cartão.

Mover

Se você tiver vários cartões, poderá mover cartões entre um cartão e outro. Portanto, se eu quisesse mover um cartão do quadro groovyPost para um dos meus quadros pessoais, essa opção passaria o cartão. Juntamente com todos os comentários, anexos, etc.

cópia de

É o mesmo que o Mover opção, exceto que o cartão não será completamente movido. Apenas copiado. Uso isso o tempo todo para copiar minhas atribuições do groovyPost para o meu próprio quadro de trabalho particular.

Assistir

Se outra pessoa tiver um cartão em um quadro, você pode optar por vê-lo e ser notificado de novos comentários, sem realmente participar. Também conhecido como "modo lurker" (bem, eu chamo assim).

Arquivo

Não existe "exclusão" no Trello. Em vez disso, para remover um cartão, uma lista ou um quadro, você o "arquiva". Em seguida, ele desaparecerá, mas poderá ser recuperado facilmente se você precisar mais tarde.

Outros usos para Trello

O Trello tem muitos usos se você se dedicar a isso e pensar lateralmente. Para esse fim, o Trello tem uma página chamada “Inspiração do Trello”. Ele fornece modelos e inúmeras idéias de uso.

Integrando o Trello a outros aplicativos usando o IFTTT.

Eu sou um grande fã do IFTTT (If This Then That), e eles têm um grande número de scripts automatizados para o Trello. Vê-los.

Conclusão

Isso apenas arranhou a superfície do que o Trello pode fazer para tornar sua vida mais organizada. Você usa o Trello? Se sim, para que você o usa?