10 dicas indispensáveis ​​para o Outlook

Você está aproveitando ao máximo o programa ao usar o Outlook? O cliente de desktop do Outlook é um paraíso para usuários avançados, com mais recursos do que um canivete suíço, e a verdade lamentável é que muitas pessoas acabam sobrecarregadas com isso. Isso não precisa ser você! Embora existam centenas de sugestões e truques para usar esse e-mail pesado aplicação, mantivemos curta e compilamos uma lista dos 10 principais que são mais úteis e frequentes negligenciado. Com essas dicas, você pode ficar mais confiante, eficiente e menos constrangido, esteja no trabalho ou gerenciando e-mails no seu computador pessoal.

1. Visualização rápida de cada seção do Outlook
Você precisa de uma visão rápida do calendário? Talvez você precise ver rapidamente o que resta na sua lista de tarefas e encontrar alguém do seu livro de contatos. No Office 2013, o recurso "pré-visualização" foi introduzido, permitindo que você veja um resumo rápido da guia Calendário, Pessoas e Tarefas, passando o mouse sobre eles na parte inferior do Outlook.

2. Etapas rápidas
Muito do seu tempo no Outlook é gasto em tarefas repetitivas? Facilite seu fluxo de trabalho adicionando algumas etapas rápidas que podem fazer seu trabalho por você. Cada botão pode ser configurado para responder automaticamente com texto em lata, encaminhar e-mails, copiar e-mails para pastas, criar compromissos e muito mais. As etapas rápidas podem parecer complicadas de configurar no início, mas não se preocupe. um tutorial fácil de seguir sobre o assunto. Vale muito a pena aprender a usá-los se você usar o Outlook todos os dias.

3. Ativar exibição de conversa
Odeie ou ame, desde que o Gmail criou a idéia de que as pessoas comuns se interessaram em ler e-mails em listas de conversas. O que é ainda melhor, essa visualização permite que você ignore facilmente fluxos inteiros de e-mails se se encontrar em uma conversa em grupo que preferiria não ter. Mudá-lo é tão simples quanto clicar em uma caixa de seleção na guia Exibir da faixa de opções.

4. Adicionar um novo contato ao ler email
Escrever manualmente em endereços de e-mail de contato é de 2003. Nas versões mais recentes do Outlook (2007-2013), você pode adicionar pessoas à sua lista de contatos ao ler um email se clicar no endereço delas no cabeçalho.

5. Tornar o email não lido em destaque
As cores e fontes padrão no Microsoft Office podem deixar você desejando muito mais. Embora eu não possa sugerir um conjunto de cores específico com o qual todos possam concordar, posso dizer que a personalização da sua está ao seu alcance. Visite a faixa de opções Exibir> Configurações da tela> Outras configurações e formatação condicional. Dentro de cada janela, você pode alterar não apenas a cor, mas também a fonte, o tamanho e o estilo de cada seção do texto no Outlook. Mais detalhes no link laranja acima.

6. Adiar entrega
Você já enviou um e-mail apenas para receber um “OH CRAP! Por que enviei esse momento logo depois? Uso esse recurso há anos e não posso dizer quantas vezes ele salvou meu bacon e impediu que emails ruins saíssem. Embora isso possa ser importante em um escritório corporativo, é especialmente importante quando você lida com clientes para que os emails sejam precisos e evitem falhas de comunicação acidentais. É fácil adiar uma única mensagem da faixa de opções Opções na janela de composição, mas adiar todos os emails por padrão requer uma regra do Outlook um pouco mais complicada, descrita melhor em este guia vinculado.

7. Desativar o Painel de Pessoas
É feio, volumoso e monopoliza as propriedades valiosas da tela. Embora a Microsoft tenha melhorado bastante o painel de pessoas no Office 2013, ainda é uma dor para a maioria dos usuários. Felizmente, eles fizeram o desligamento super fácil. No modo de correio, visite a faixa de opções Exibir e clique em Painel de pessoas> Desativado para desligar a bagunça na parte inferior da janela de leitura. Se você precisar de volta, agora também sabe onde encontrar o botão liga-lo, já que está no mesmo local.

8. Desativar visualizações de mensagens no painel de pastas
Para a maioria dos emails, o assunto e o remetente são suficientes para saber se você deseja abri-lo e lê-lo. Desativar as visualizações de mensagens oferece até 50% mais espaço para ver os e-mails listados na sua Caixa de entrada, e isso significa que você pode analisá-los mais rapidamente e voltar a fazer algo mais produtivo. Para desativá-los, vá para a faixa de opções Exibir e clique em Visualização de mensagem> Desativado.

9. Férias (lembrete de ausência temporária)
Se você estiver usando o Outlook para o trabalho, isso é óbvio. Informar os clientes e colegas que você está fora da cidade é a melhor maneira de evitar o que de outra forma poderia se transformar em uma multidão enfurecida, imaginando por que você nunca enviou esses relatórios do TPS na sexta-feira. Há algumas maneiras de fazer isto. Um envolve a organização de uma reunião como lembrete. Outra é configurar uma regra semelhante à da imagem abaixo. Mas o que a maioria das pessoas usa é chamado de "Assistente de Ausência Temporária" e requer que seu email esteja hospedado em um servidor de troca.

10. Salve-se da resposta acidental a todos os horrores do e-mail
Mesmo que a zombaria da diarréia sônica seja a menor das suas preocupações, ainda há muitas coisas que provavelmente restam apenas nas caixas de entrada de alguns poucos selecionados. Esta dica envolve a instalação de um plug-in do Outlook que irá impedir ou pelo menos avisar se você estiver prestes a enviar um email para todos em uma lista de respostas, em vez de apenas enviá-lo para um indivíduo. Você pode faça o download do plugin aqui no site Microsoft.com. Basta executar o arquivo .msi e a instalação é fácil.