Dropbox torna-se corporativo Apresentando equipes do Dropbox

Por TI, quero dizer, Tecnologia da Informação. Sobre a Microsoft, deixe-me apresentar uma nova oferta do Dropbox chamada Dropbox for Teams. Um novo produto que adota o serviço Dropbox que todos gostamos e o adapta para a corporação. É bom? Bem, minha previsão é no primeiro trimestre de 2011: Dropbox para equipes ou o "Plano compartilhado do Dropbox" economizará sua empresa em pelo menos US $ 10.000 e evitará um ataque cardíaco induzido pelo estresse (no mínimo). Sim, sério... Fique comigo, eu explico.

Se você lê o groovyPost com algum grau de regularidade, já sabe que somos enormes fãs do Dropbox- todos nós o usamos de maneira pessoal e colaborativa e funciona como um sonho. Assim, você pode imaginar minha empolgação nesta manhã, MrGroove me enviou um e-mail descrevendo sua "descoberta" de que o Dropbox agora está oferecendo equipes do Dropbox para a empresa como uma versão de acesso antecipado.

Atualização: Esta revisão é antiga! Desde então, examinamos os novos recursos do Dropbox for Teams, incluindo mais armazenamento, integração do Active Directory e suporte por telefone. Leia o

revisão atualizada do Dropbox for Teams para obter a colher.

Problemas de negócios resolvidos com as equipes do Dropbox

Imediatamente, minha cabeça começou a girar, pensando em todos os aplicativos práticos herdados do “IT GUY” que o Dropbox poderia trazer para pequenas, médias e grandes empresas, incluindo o ambiente corporativo. Pense nisso. Com a estratégia de hoje, a menos que você queira gastar um bilhão de dólares com a EMC ou outro fornecedor de armazenamento, sua empresa / empresa provavelmente está usando o Compartilhamento de Arquivos do Windows. E se você é realmente legal, pode estar usando o Microsoft DFS para virtualizar o espaço de nomeação de compartilhamento. Mesmo com tudo isso, você não adora quando tenta abrir um documento e ele diz "Desculpe, este arquivo está em uso... Deseja abrir no modo somente leitura?"Quantos e-mails em massa você viu onde as pessoas estão perguntando quem diabos tem o CLIENTS.XLSX aberto e eles poderiam fechá-lo para que mudanças vitais possam ser salvas (e quantas vezes essa pessoa saiu para almoçar)?

Ou talvez você tenha vários locais em sua empresa onde os funcionários precisam compartilhar arquivos de um único servidor de arquivos? Bem, por um lado, é muito lento, então o seu cara de TI diz que é fácil, vou ativar a replicação de arquivos DFS, certo? Errado - a Microsoft esqueceu de adicionar resolução de conflitos ou colisão de arquivos... e é aí que entra o Dropbox for Teams!

Dropbox para equipes

Dropbox para equipes, em suas próprias palavras,

combina os recursos de sincronização, compartilhamento e segurança do Dropbox tradicional com novos recursos administrativos e de grupo que o tornam perfeito para as empresas.

Eles fazem isso adicionando os seguintes recursos além dos benefícios familiares das contas pessoais do Dropbox:

• Administração centralizada e cobrança: É difícil ficar muito animado, mas é certamente importante, pois você gerenciará várias licenças e acessará as pastas de vários usuários. O Dropbox for Teams permite controlar o acesso à conta, comprar conjuntos de licenças, gerenciar armazenamento e adicionar / remover usuários de uma única conta. O faturamento é gerenciado de maneira centralizada, para que você não precise orientar colegas ou parceiros de negócios no processo de inscrição. Além disso, se eles já são usuários do Dropbox, seus arquivos e pastas serão migrados automaticamente e as taxas de assinatura pré-pagas serão aplicadas ao saldo da equipe. E se alguém pegar o machado, você pode simplesmente trocar a licença para o novo cara.
• Cotas compartilhadas: Nas contas tradicionais do Dropbox, cada usuário tem sua própria cota do Dropbox. Para piorar as coisas, se você tiver uma pasta compartilhada do Dropbox, ela conta com a cota de todos os usuários que têm acesso à pasta. Com o Dropbox for Teams, todos vocês compartilham uma grande cota (350 GB 1000 GB para iniciar) e o conteúdo de cada pasta compartilhada conta apenas uma vez na cota coletiva. Isso torna o Dropbox for Teams muito escalável e equitativo entre os membros da equipe.
• Pastas compartilhadas em grupo(em novembro de 2010): Este ainda está nos pipelines, mas em novembro de 2010, você poderá criar grupos em sua conta do Dropbox e atribuir administradores a cada grupo. No futuro, você poderá atribuir novos usuários do Dropbox a essa conta para que sejam instantaneamente adicionados às pastas compartilhadas mais relevantes para eles. Posteriormente, o Dropbox for Teams permitirá que você ajuste as permissões de cada grupo - por exemplo, algumas pastas podem ser lidas / gravadas em um departamento ou lidas apenas em outro. Portanto, você pode manter as pastas de leitura / gravação do grupo "Marketing" separadas dos arquivos e pastas do grupo "Contabilidade", mas também pode ter caixas de seleção somente gravação (com um pouco de d) para que outras equipes carreguem suas faturas e relatórios ou entregas de despesas. Atualização: as pastas compartilhadas do grupo estão aqui, mas as permissões personalizadas de leitura / gravação não estão.
• Bloqueio aprimorado de arquivos / gerenciamento de arquivos conflitantes (em breve): MrGroove estava curioso sobre como o Dropbox for Teams lidaria com possíveis colisões de arquivos, então enviou um email à equipe de vendas. Por enquanto, o Dropbox for Teams possui o sistema de gerenciamento de versões em conflito conhecido do Dropbox tradicional, em que se um arquivo for aberto em duas máquinas, a primeira versão a ser salva se torna o original e a segunda versão a ser salva se torna o conflito cópia de. O importante aqui é que nada é substituído e as disparidades podem ser resolvidas mais tarde. Além disso, como todo mundo tem uma cópia local de todos os arquivos (é baseado em nuvem, afinal), você não estará brigando por acesso. A equipe do Dropbox nos disse que, no futuro, eles planejam adicionar recursos que permitirão o check-in / check-out de arquivos e o bloqueio de arquivos, o que lambe o problema de colisão de arquivos de uma vez por todas.

Esses são apenas os recursos novos e / ou aprimorados com o Dropbox for Teams. A verdadeira beleza do Dropbox for Teams é que ele traz toda a bondade do Dropbox para uma configuração mais colaborativa, adequada para redes de nível empresarial. E os US $ 10.000 que eu lhe disse que economizariam? Ah, sim, acho que é hora de mencionar os preços ...

Preços do Dropbox for Teams

A conta base do Dropbox for Teams é de US $ 795 por ano para cinco usuários e 350 GB 1000 GB de dados. Cada usuário adicional custa US $ 125 e mais armazenamento de dados custa US $ 200 adicionais por 100 GB e vem com 200 GB a mais de armazenamento. Isso parece íngreme no começo, mas isso inclui Dropbox Packrat(mais sobre esse recurso interessante um pouco mais tarde), que é um valor de US $ 39 por usuário, se comprado individualmente. Se você adquiriu cinco contas do Dropbox Pro 100 individualmente e adicionou o Dropbox Rewind para cada uma, está avaliando US $ 1.195, embora com 500 GB (que você pode ou não precisar). Mas não é dessa economia que estou falando.

Economia de negócios

A verdadeira economia vem com o que você não precisa comprar quando você compra o Dropbox for Teams. Vamos contá-los, não é?

1. Servidor de arquivos local e armazenamento de 350 GB - custos anuais de hospedagem $ 3000 + $ 800 (custo típico de energia / refrigeração / rack do data center - menos se estiver embaixo da mesa do escritório ...)
2. Windows 2008 R2 Standard Server - US $ 800
3. Suporte de TI - Bem... você ainda precisa de um, mas agora ele pode trabalhar em coisas mais "importantes"
4. Software de backup, unidade de fita e fitas, backup externo da Iron Mountain, tecnologia de bloqueio de arquivos DFS, blá blá blá - Muito!
5. Os usuários finais podem usar o Dropbox Rewind sem ligar para o suporte técnico - Priceless!

Vamos falar sobre cada um desses 1 de cada vez.

Veja do que estou falando! Falar com apenas uma delas - a mitigação de colisão de arquivos nativa do Dropbox, que não existe no Microsoft DFS ou no Windows File Sharing, como mencionado anteriormente - é um verdadeiro salva-vidas. Além das horas em que o relógio é economizado, você também evita os custos de pagar por um aplicativo de bloqueio de arquivos de terceiros para trabalhar com o DFS. O servidor PeerLock, por exemplo, custa US $ 1.399 por licença - e se você estiver colaborando, precisará de pelo menos duas licenças.

Software de backup? Novamente, o Dropbox for Teams evita que você invista em dispendiosos sistemas de backup de servidor, robôs de fita e armazenamento externo, incluindo o Dropbox Rewind. Como mencionado acima, o Dropbox Rewind não é exclusivo do Dropbox for Teams, mas é ainda mais útil quando aplicado a uma configuração corporativa. O Dropbox Rewind salva automaticamente versões ilimitadas de cada um dos seus arquivos, permitindo você o usuário final reverter para qualquer versão anterior com apenas alguns cliques de um botão. Não é mais necessário enviar um e-mail timidamente para o administrador de sistemas pedindo que ele cancele a exclusão da sua planilha mestre apenas para descobrir a fita já saiu do site... Isso teria sido uma dádiva de Deus no meu antigo emprego, onde mantivemos pastas cheias de infinitas ver1, ver2, ver3, ver4, etc. de cada arquivo. Honestamente, não tenho certeza de como isso funcionará financeiramente para o Dropbox, pois eles precisam abrigar uma quantidade indefinida de dados para manter ilimitado versões de cada arquivo - mas isso é problema deles, não seu. Meu palpite é que a Amazon está dando a eles um bom negócio em armazenamento.

Segurança

Embora não seja uma área em que haja significativa economia de custos, você ainda precisará ser diligente mantendo sua rede local e cópias locais dos arquivos do Dropbox em segurança usando a criptografia EFS ou alguma outra criptografia tecnologia. Porém, o Dropbox tem sido tão seguro quanto o armazenamento em nuvem pode ser (isso é um debate em si mesmo, embora). Dropbox diz que eles usam os mesmos métodos que bancos e militares para transmitir e armazenar seus dados com segurança, o que inclui criptografia SSL para transmissões de / para o servidor Dropbox, Criptografia AES-256 para arquivos armazenados no servidor Dropbox e camadas de proteção, mesmo de funcionários do Dropbox que só podem visualizar metadados ao receber o suporte ao cliente bilhetes. Se você quiser saber mais sobre as medidas de segurança usadas pelo Dropbox, leia sobre Amazon S3, que é o serviço que o Dropbox usa para armazenar seus arquivos.

Conclusão

O Dropbox for Teams é certamente empolgante. Eu me pergunto há muito tempo por que mais empresas não usam o Dropbox e agora há ainda menos desculpas para não fazê-lo. Os novos recursos são suficientemente robustos para constituir verdadeiramente uma nova classe de serviço corporativa (eles não estão apenas reembalando seus serviços para clientes corporativos) e o que fez o Dropbox ser atraente em primeiro lugar, também está lá. O Dropbox for Teams facilitará a vida, tanto interna quanto externamente, pois você poderá compartilhar arquivos e pastas grandes sem causar estragos nos servidores de email. Além disso, parece que a equipe do Dropbox já está criando recursos mais interessantes, o que torna o Dropbox for Teams ainda mais promissor.